tennisbaan gravel centre court

Thema 5: Handel financieel integer

Helaas komt het weleens voor: een vereniging die de dupe wordt van phishing of een penningmeester die de verenigingskas leeg trekt. Niet zelden gaat het hier om enkele duizenden euro’s, waarvan het nog maar de vraag is of de vereniging het geld terug ziet. Om de continuïteit, vitaliteit en integriteit van de vereniging te waarborgen, moet je je bewust zijn van de financiële risico’s en is het belangrijk dat je financieel integer handelt. Maar hoe doe je dat? Bekijk ons nieuwsartikel over hoe je fraude binnen de vereniging voorkomt en de tips onderaan deze pagina.

Jaarrekening

Aan het eind van het verenigingsjaar wordt de jaarrekening opgesteld en legt de vereniging verantwoording af aan haar leden over het gevoerde financiële beleid. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor de kas(controle)commissie. De kascommissie controleert de boekhouding en het financieel jaarverslag. Zij bekijkt of de informatie in het verslag correct en toereikend is, doet een controle van de balans en stelt vast of relevante wettelijke en andere bepalingen zijn nageleefd. De kascommissie maakt vervolgens een verslag van haar bevindingen op en presenteert deze aan de leden in de ALV. Heeft de vereniging geen kascommissie ingesteld, dan moet de controle worden gedaan door een door de ALV benoemde accountant. Om deze controlerende taak goed te kunnen uitoefenen, is het belangrijk dat het bestuur zorgt voor een actuele en inzichtelijke boekhouding.

Financieel integer handelen

Wij geven aan verenigingen de volgende tips:

  • Maak afspraken wie bevoegd is tot het sluiten van overeenkomsten en tot welk bedrag; werk bij voorkeur met een dubbele ondertekening (zoals van de voorzitter én de penningmeester);
  • Hanteer een vier-ogen principe voor financiële handelingen. Bepaal bijvoorbeeld dat betalingen boven de € 500,00 niet door één persoon maar door twee personen worden verricht, zodat controle kan plaatsvinden. De ene persoon voert de betaling in, de andere persoon keurt de betaling goed. Ook kun je bepalen dat bijvoorbeeld bij nabestellingen (zoals van clubkleding) de goedkeuring van een medebestuurslid is vereist;
  • Stel een twee-factor-authenticatie in. Dit extra beveiligingsmechanisme zorgt ervoor dat alleen jij toegang hebt tot een bepaald account ook al is jouw wachtwoord in handen gekomen van criminelen. Bij het inloggen moet je een (extra) code invoeren die je per mail of sms hebt ontvangen;
  • Controleer regelmatig de bankafschrijvingen op onregelmatigheden en onjuistheden;
  • Voorkom belangenconflicten door bij verschillende bedrijven offertes aan te vragen en niet zomaar in zee te gaan met de bevriende aannemer om de hoek;
  • Vraag een ‘Verklaring omtrent gedrag’ (VOG) aan voor (nieuwe) functionarissen die een financiële rol (gaan) vervullen.