Digitale Algemene Ledenvergadering

De algemene ledenvergadering (ALV)

Tijdens een ALV kunnen leden met elkaar vergaderen, kunnen zij hun stem uitbrengen en worden er belangrijke besluiten genomen. De ALV is daarmee een belangrijk orgaan binnen de vereniging en komt minimaal één keer per jaar bij elkaar. Sommige verenigingen vinden het prettig om een ALV volledig digitaal of in hybride vorm (deels digitaal, deels fysiek) aan te bieden. Dit kan alleen als dat in de verenigingsstatuten is vastgelegd. Op deze pagina vind je meer informatie en praktische tools voor het organiseren van een digitale ALV.

Digitale ALV

Wanneer je als vereniging beslist de ALV digitaal te laten plaatsvinden, moeten een aantal belangrijke stappen doorlopen worden zodat de ALV goed verloopt. Het is voornamelijk belangrijk dat de leden weten dat de vergadering online zal plaatsvinden en hoe de leden dienen te stemmen. Verenigingen kunnen gebruik maken van onderstaand stappenplan.

Stap 1: Kennisgeving

• De leden dienen op de hoogte gebracht te worden van de elektronische vergadering.
• Stuur een aankondiging naar de leden met daarin de datum en het tijdstip.

Stap 2: Tools online vergadering

• Geef aan waarom en op welke wijze de elektronische (online) vergadering gaat plaatsvinden.
• Wij raden aan gebruik te maken van Teams of Zoom. Via beide tools stuur je een linkje waarmee de leden kunnen deelnemen. Door je scherm te delen, kun je gemakkelijk presenteren. In beide tools kan er gestemd worden via de chat, of via een handje/duimpje opsteken. Maak je gebruik van Zoom? Zorg dan voor een PRO account, anders kan je meeting niet langer dan 40 minuten duren.

Stap 3: Agenda en stukken

• Stuur de agenda en de stukken voor de vergadering naar de leden. Let hierbij op de termijnen die in de statuten staan.
• Geef duidelijk aan waarover de ALV moet besluiten.

Stap 4: Besluitvorming

Afhankelijk van wat in de statuten is vastgelegd, kan er op verschillende momenten gestemd worden:

1. Er kan voorafgaand aan de online vergadering worden gestemd. Dit kan per e-mail of via een speciale stemtool. De leden moeten dan duidelijk EENS of ONEENS, of VOOR of TEGEN, vermelden. Identificatie van het lid is belangrijk wanneer het gaat om online stemmen, zorg dat dit goed gecontroleerd wordt. Stemmen die voorafgaand aan de ALV digitaal zijn uitgebracht, worden gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.
2. Er kan tijdens de vergadering gestemd worden. Dan kunnen de leden tijdens de vergadering waarin zij informatie en/of discussie krijgen nog bedenken wat zij willen stemmen. Dit kan per e-mail of via een speciale stemtool. Stemmen tijdens de vergadering kan ervoor zorgen dat de vergadering iets langer duurt, omdat de stemmen tijdens de vergadering geteld moeten worden.

Na de stemming wordt het besluit bekend gemaakt aan de deelnemers van de vergadering. Zorg ervoor dat de stemming geregistreerd wordt, zodat bij enige discussie achteraf er duidelijkheid over het aantal uitgebrachte stemmen gegeven kan worden.

Stap 6: Handige tips voor tijdens de vergadering zelf:

• Zorg voor een duidelijke rolverdeling (denk aan voorzitter, secretaris hebben de regie en overige bestuursleden krijgen het woord bij hun agendapunt).
• Stel een gespreksleider aan en zorg dat iemand inkomende vragen afhandelt.
• Neem de vergadering eventueel op.
• Biedt oplossingen voor de leden wanneer zij te maken krijgen met technische storingen.
• Maak duidelijk dat wanneer iemand iets wil zeggen ze hun (digitale) handje kunnen opsteken.
• Zorg dat iedereen, behalve degene die spreekt, zijn microfoon uit heeft staan.
• Wanneer er een zwakke verbinding is, zorg dan dat iedereen - behalve degene die spreekt - zijn camera uit heeft staan.
• Zorg dat de leden toegang hebben tot de stukken via bijvoorbeeld een link in de chat.

‘Ik kan het van harte aanbevelen’

Het bestuur van TC Bilthoven organiseerde in mei 2020 een digitale ALV en dat verliep goed. “We hadden onze leden uitgenodigd voor een digitale ALV, vooruitlopend op de goedkeuring van de spoedwet”, zegt Ellen Julius, secretaris bij TC Bilthoven. “Ruim veertig leden waren aanwezig, de namen hebben we op een presentielijst gezet. De agenda en stukken hadden we vooraf toegestuurd en ook via onze website gepubliceerd, zoals je eigenlijk met elke ALV doet. Voor de vergadering maken we altijd een presentatie, deze heeft de voorzitter nu gedeeld op het scherm. Zo kon iedereen meekijken. Natuurlijk vraag het wel wat ‘vergaderdiscipline’, maar het verliep erg soepel. Leden waren enthousiast en konden via de chat vragen stellen en reageren.” Ook het goedkeuren van de jaarstukken, de begroting en het vaststellen van de contributie verliep probleemloos. “Via de chat kon iedereen aangeven of ze het er mee oneens waren, al was dat in dit geval niet aan de orde. We kregen achteraf veel complimenten over de professionele aanpak. Ik kan iedere vereniging een digitale ALV aanraden!”