Eén kwart van de verenigingen die is aangesloten bij de KNLTB heeft geen voltallig bestuur. Het zoeken naar opvolgers kost veel tijd en moeite en ondertussen moet de vereniging door blijven draaien. Wat geldt er als het bestuur niet volledig is, of als de situatie dreigt dat er geen bestuur meer is? In dit artikel gaan we in op de juridische kaders en wat te doen om deze situaties te voorkomen.
Juridisch kader
Wat betekent het als het bestuur niet ‘compleet’ is? De niet-voltalligheid kan ontstaan door bijvoorbeeld plotseling vertrek of ziekte van bestuursleden (ontstentenis). Een bestuur moet volgens de wet bestaan uit minstens een voorzitter, secretaris en een penningmeester, of in de statuten moet anders bepaald zijn. Het hebben van een niet voltallig bestuur hoeft in principe geen probleem te zijn, het heeft geen gevolgen voor de bevoegdheid van het bestuur. Dit betekent dat je zelfs met een niet voltallig bestuur in principe besluiten kan en mag nemen. Wel moet je er voor zorgen dat het bestuur zo snel mogelijk weer voltallig is. Lees verderop in dit artikel onze tips.
Helaas zien we soms dat het niet lukt om bestuursfuncties te vullen en er soms zelfs geen bestuur meer aanwezig is. Wat geldt dan? Een vereniging zonder bestuur is juridisch mogelijk, namelijk wanneer alle bestuursleden ontslagen worden, moeten aftreden of ontslag nemen. Wanneer je een van de laatste bestuurders bent dan geldt dat bestuursleden wel verplicht zijn tot een behoorlijke vervulling van hun taak (art. 2:9 BW). Uit rechtspraak blijkt dat het bestuur niet in zijn geheel mag aftreden en ook dat het laatste bestuurslid niet zomaar mag aftreden. Een afgetreden bestuur(slid) blijft namelijk verantwoordelijk tegenover de vereniging. Zo zal een aftredend bestuur(slid) als ware ‘demissionair’, de lopende zaken moeten behartigen en serieuze pogingen moeten ondernemen om te voorkomen dat een bestuur ontbreekt. Bijvoorbeeld door actief nieuwe bestuursleden te werven en een buitengewone algemene ledenvergadering bijeen moeten roepen. Hierbij geldt ‘doet wat het doen moet en laat wat het laten kan’.
Let op dat de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) in dit soort vraagstukken een rol speelt. Niet alleen over een behoorlijke taakvervulling, maar ook dat verenigingen verplicht zijn om in de statuten te regelen wie beslissingen mag nemen wanneer het bestuur hiertoe niet in staat is of als een bestuur ontbreekt. Dit kan bijvoorbeeld door het instellen van een continuïteitscommissie of door in de algemene vergadering personen aan te wijzen die een bestuursbesluit nemen. Zorg er dus ook voor dat je statuten up to date zijn.
Werven van Bestuursleden
Binding. Een woord dat veel terugkomt als je met bestuurders over dit onderwerp om tafel gaat. Een lid moet zich verbonden voelen met de vereniging voordat hij zich als vrijwilliger wil inzetten. Het moet gewoon zijn voor de leden om iets voor de club terug te doen. Onderstaand volgen een aantal suggesties hoe je deze leden verbonden laat voelen met de club. En een aantal tips voor het werven van bestuursleden.
- Geef structureel aandacht aan het werven en het behoud van vrijwilligers. Maak er een beleid op, bespreek dit onderwerp ook regelmatig, het helpt ook om iemand verantwoordelijk te maken voor ‘vrijwilligers’. Voorkomen is beter dan genezen.
- Maak de taken kleiner en delegeer naar commissies. Zorg voor minder werkdruk bij de bestuursfuncties. Zo weten leden waar ze aan toe zijn, en hoeft een bestuursfunctie ze niet af te schrikken. Laat vrijwilligers een functie eventueel voor een kortere periode aangaan. Wees je als vereniging ook bewust van de taken die bij een bestuursfunctie komen kijken, zodat je deze goed kan delegeren. Een eventuele duo-rolvervulling is ook iets wat we steeds vaker zien. Waarbij taken van één bestuursfunctie verdeeld wordt over twee personen. Ook kan je er over nadenken om bepaalde taken uit te besteden, bijvoorbeeld op het gebied van financiën en marketing. Of kijk naar KNLTB Emma, een functionaliteit van KNLTB.Club voor de uitbesteding van ledenadministratie.
- Plant een zaadje bij nieuwe leden, zorg dat nieuwe leden zich meteen thuis voelen en geef ze het idee dat het gebruikelijk is om iets terug te doen voor de leden. Laat ze die clubliefde al vanaf het begin voelen. Kijk bijvoorbeeld eens naar ons Stappenplan Warm Welkom. Of laat leden in het aanmeldformulier aangeven wat ze leuk vinden om te doen. Dan kan je specifiek contact opnemen met leden voor bepaalde zaken.
- Geef je leden persoonlijke aandacht, Ga op zoek naar de “verborgen hartjes" binnen de vereniging. Mensen willen vaak wel, maar weten soms niet hoe. Ga persoonlijk contact aan met de leden om leden te vinden die zich willen inzetten voor de club. Maar laat vooral ook je waardering blijken voor je bestaande vrijwilligers. Tevreden vrijwilligers zijn de beste ambassadeurs voor nieuwe vrijwilligers.
- Neem contact op met je accountmanager voor goede voorbeelden uit jouw regio of voor de inzet van een procesbegeleider die jouw vereniging op dit gebied verder kan helpen. Of kijk naar de RABO Clubsupport. Waarin er kennis wordt gedeeld door middel van masterclasses, workshops, webinars maar ook 1-op-1 begeleiding.
Wil je meer te weten komen over dit onderwerp kijk dan ook op onze site naar de verschillende succesverhalen, waar onder andere De Vliegende Bal vertelt over hoe zij te werk gaan met verschillende themagroepen binnen hun vereniging. Of kijk naar de ronde tafelsessie van de KNLTB Congresweek over vrijwilligers, tijdens dit gesprek worden ook meerdere suggesties gedaan en vertellen verenigingen hun eigen verhaal.
