Hij was al even in de maak en vorige week ging de kogel definitief door de kerk. Een spoedwet maakt het vanaf nu tot in ieder geval 1 september mogelijk een Algemene Ledenvergadering volledig digitaal te organiseren, of om de ALV met vier maanden uit te stellen. Dat is een uitkomst voor verenigingen die juist in deze coronacrisis, de ALV hadden gepland. De wet schrijft voor dat goedkeuring van financiële stukken uiterlijk binnen zes maanden moet gebeuren (in de statuten staat soms een kortere termijn), waardoor uitstellen van de ALV niet altijd een optie is. Met de spoedwet vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid, officieel genaamd Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, kan de ALV nu digitaal alsnog plaatsvinden en kunnen zaken op tijd worden afgehandeld.
Digitale ALV, enkele voorwaarden
De wet biedt verenigingen die binnenkort de ALV op de planning hebben staan, grofweg twee oplossingen - de ALV volledig digitaal organiseren of de termijn waarbinnen stukken door de ALV moeten worden goedgekeurd, met maximaal vier maanden verlengen. Verenigingen die ervoor kiezen op basis van de spoedwet de ALV volledig digitaal te houden, moeten wel enkele belangrijke voorwaarden in acht nemen:
- De ALV is digitaal voor leden volledig te volgen;
- Leden hebben tot uiterlijk 72 uur voor aanvang van de ALV de mogelijkheid vragen in te dienen naar aanleiding van de eerder gecommuniceerde onderwerpen voor de ALV. Dat kan bijvoorbeeld via email of chat. Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de geplande ALV te worden beantwoord.
- De antwoorden op deze vragen moeten op de website van de vereniging worden gepubliceerd of via een ander digitaal communicatiemiddel voor alle leden toegankelijk zijn.
- Het bestuur moet zich, ondanks de volledig digitaal georganiseerde ALV, inspannen om het stellen van nadere vragen ook tijdens de ALV mogelijk te maken, tenzij dit door de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevraagd.
‘Ik kan het van harte aanbevelen!
Het bestuur van TC Bilthoven organiseerde afgelopen zaterdag al een digitale ALV en dat verliep goed. “We hadden onze leden uitgenodigd voor een digitale ALV, vooruitlopend op de goedkeuring van de spoedwet”, zegt Ellen Julius, secretaris bij TC Bilthoven. “Ruim veertig leden waren aanwezig, de namen hebben we op een presentielijst gezet. De agenda en stukken hadden we vooraf toegestuurd en ook via onze website gepubliceerd, zoals je eigenlijk met elke ALV doet. Voor de vergadering maken we altijd een presentatie, deze heeft de voorzitter nu gedeeld op het scherm. Zo kon iedereen meekijken. Natuurlijk vraag het wel wat ‘vergaderdiscipline’, maar het verliep erg soepel. Leden waren enthousiast en konden via de chat vragen stellen en reageren.” Ook het goedkeuren van de jaarstukken, de begroting en het vaststellen van de contributie verliep probleemloos. “Via de chat kon iedereen aangeven of ze het er mee oneens waren, al was dat in dit geval niet aan de orde. We kregen achteraf veel complimenten over de professionele aanpak Ik kan iedere vereniging een digitale ALV aanraden!”
Uitstel
Een vereniging kan er dus ook voor kiezen de ALV uit te stellen. De uiterste termijn voor goedkeuring van de financiële stukken wordt dan met vier maanden verlengd, waardoor de ALV binnen de kaders van de wet kan worden uitgesteld. Normaal gesproken moeten de stukken uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar worden goedgekeurd. Die termijn loopt met de spoedwet dus niet af na juni, maar na de laatste dag van oktober. Zo is er dus ook een oplossing voor verenigingen die er nu niet in slagen de ALV volledig digitaal te organiseren. Zij kunnen later in het jaar alsnog de ALV in de reguliere vorm of digitaal organiseren.
Stappenplan en tips
Het is raadzaam nu eerst te bepalen welke oplossing jij met je vereniging kiest. Vervolgens kun je gebruikmaken van een handig stappenplan van NOC*NSF, zodat je zeker weet dat je voorbereidingen op een (digitale) ALV en het verloop ervan op juiste manier aanpakt. De KNLTB werkt momenteel aan een aanvulling op dit stappenplan, waarin dieper wordt ingegaan op een aantal technische en praktische aspecten van een digitale ALV.
Tenslotte enkele tips voor de voorbereiding op een digitale ALV, zodat de kans op misverstanden en onvoorziene omstandigheden, zo klein mogelijk is:
- Zorg dat leden een goede toelichting krijgen over wat ze moeten doen / kijk of je leden kan ondersteunen qua installeren etc.;
- Schrijf uit wat je nodig hebt voor het organiseren en waar je rekening mee moet houden;
- Zorg voor een duidelijke rolverdeling (denk aan voorzitter, secretaris hebben de regie en overige bestuursleden krijgen het woord bij hun agendapunt);
- Laat accorderen hoe je de ALV gaat inrichten. Zodat er later geen discussie over kan ontstaan. Dus leg dat vast;
- Test van te voren of alles werkt;
- Bedenk van tevoren wat te doen wanneer het mis gaat (internetverbinding valt weg e.d.);
- Maak je gebruik van Zoom? Zorg dan voor een Proffesional account, anders kan je meeting niet langer dan 40 minuten duren;
- Zorg dat iedereen zijn microfoon uit zet, vragenstellen kan via de chat functie. De secretaris (of iemand anders) kan deze monitoren en bespreekbaar maken;
- Stemmen kan onder andere gebeuren door hand opsteken of via de chat.
