Door de huidige overheidsmaatregelen is het helaas niet mogelijk om een ALV op de tennisvereniging te organiseren. Voor verenigingen die juist nu een ALV hadden gepland om goedkeuring te vragen voor de financiële stukken levert dat een probleem op. Als bestuur heb je een aantal opties om dit op te lossen.
Update 10 april
In de Tweede Kamer ligt op dit moment een spoedwet, die twee goede opties biedt voor verenigingen: een volledig digitale ALV of de ALV langer uitstellen. Kijk voor meer informatie in onze meestgestelde vragen over de ALV of op de website van de Rijksoverheid. Uiteraard houden we verenigingen op de hoogte van de ontwikkelingen en of er nog wijzigingen zijn.
Update 1 april
Conform de wet en statuten moet de jaarrekening van een vereniging binnen zes maanden zijn goedgekeurd door de ALV. Het is vanzelfsprekend dat de verenging conform de wet en statuten wil handelen, maar in sommige (uitzonderlijke) situaties lukt dat niet. In dit soort situaties zal het bestuur toch moeten proberen om zoveel als mogelijk te handelen volgens de statuten.
Dat kan volgens de wet op de volgende manieren:
1. Digitaal goedkeuren
Een vereniging kan besluiten de financiële stukken digitaal te laten goedkeuren, maar daarvoor is wel een eenstemmig besluit nodig. Dit houdt in dat álle leden goedkeuring moeten verlenen voor de financiële stukken en de leden van tevoren inhoudelijk geïnformeerd moeten worden met een duidelijke uitleg over de financiële stukken.
2. Digitale ALV
De vereniging kan ook een digitale ALV organiseren. Daarbij zal een deel van de ALV fysiek moeten plaatsvinden (uitsluitend digitaal organiseren is wettelijk namelijk niet mogelijk), bijvoorbeeld doordat alleen het bestuur fysiek vergadert en de leden bellen in. Let hierbij op dat digitaal organiseren van een ALV slechts mogelijk is wanneer er in de statuten de mogelijkheid staat opgenomen om digitaal te vergaderen en te stemmen.
3. Schriftelijk bestuursbesluit
De derde optie is dat het bestuur een (schriftelijk) bestuursbesluit neemt. Dat houdt in dat er de komende tijd geen ALV’s georganiseerd kunnen worden vanwege overheidsmaatregelen omtrent de bestrijding van het coronavirus. Belangrijk is dan wel, in het kader van zorgvuldig handelen, dat leden op de hoogte worden gesteld van dit bestuursbesluit (waardoor de geplande ALV dus wordt verplaatst) en dat aan hen de vraag wordt gesteld of zij bezwaar hebben tegen dit besluit. Om het praktisch te houden, is het verstandig om aan te geven dat leden alleen hoeven te reageren op het bestuursbesluit wanneer zij wél bezwaar hebben tegen het besluit. Geef leden een redelijke termijn voor het kenbaar maken van eventuele bezwaren tegen dit besluit, bijvoorbeeld een week.
Vastleggen
Welke van de drie opties de vereniging ook kiest, de KNLTB adviseert in alle gevallen om alles zo goed mogelijk vast te leggen. Op die manier sta je als vereniging zo sterk mogelijk als er op een afwijkende manier een ALV wordt georganiseerd. Bij optie één is het bijvoorbeeld belangrijk om zo duidelijk mogelijk uit te leggen dat iedereen moet instemmen.
Gezien de beperkte mogelijkheden raadt de KNLTB aan slechts voor het hoogstnoodzakelijke een ALV te organiseren, bijvoorbeeld voor de goedkeuring van de financiële stukken. Op die manier blijft het bestuur zo veel als mogelijk in lijn met de statuten en de wet handelen. Dit betekent overigens ook dat besluiten tot grote uitgaves, bijvoorbeeld de aanschaf van nieuwe LED-verlichting, nieuwe aanleg van tennis- of padelbanen, tot nader order worden uitgesteld en dergelijke besluiten pas genomen kunnen worden als het weer mogelijk is om een ‘normale’ ALV te organiseren.
