Als bestuurder van een vereniging moet je er niet aan denken dat het gebeurt: fraude binnen de vereniging. Maar doordat vrijwilligers toegang hebben tot financiën, is er wel een risico. Door bijvoorbeeld goede (beheer)afspraken te maken binnen het bestuur, kan dit risico aanzienlijk beperkt of zelfs worden voorkomen. In dit artikel bespreken we op welke manier een bestuur preventief te werk kan gaan en op welke manier de KNLTB ondersteuning biedt als zich onverhoopt een geval van fraude voordoet bij een vereniging.
Preventie van fraude binnen de vereniging
De Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een belangrijke eerste stap bij preventie van fraude. Voor verenigingen is het zeer verstandig om alle vrijwilligers of werknemers een VOG aan te laten vragen, maar dit geldt zeker voor de penningmeester. Deze persoon beheert immers de financiën van de vereniging. Bij de aanvraag van een VOG wordt vier jaar terug gekeken (de zogenoemde terugkijktermijn). Wanneer de VOG wordt afgegeven, betekent dit dat er in de vier jaar voorafgaand aan de aanvraag van de VOG geen justitiële gegevens zijn gevonden.
Via de Regeling Gratis VOG kan er voor de vrijwilliger in de sport kosteloos een VOG aangevraagd worden. Meer informatie daarover vind je bij het Centrum Veilige Sport Nederland.
Toegang tot de verenigingsfinanciën
Een tweede belangrijk onderdeel van preventie van fraude is het beschermen van de toegang tot de verenigingsfinanciën. Met een aantal maatregelen die bij iedere bank zijn te in te stellen wordt de beveiliging van de financiën aanzienlijk verbeterd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om limieten te stellen aan de bedragen die opgenomen en overgemaakt kunnen worden. Het is ook aan te raden om in beheer van de bankrekening(en) twee handtekeningen als vereiste aan te merken. Dit heeft als doel dat een wijziging van het maximaal op te nemen/over te maken bedrag de instemming vraagt van een ander persoon dan de penningmeester. Verder kan het instellen van automatische overboekingen voor regelmatig terugkerende vaste kosten ook een bijdrage leveren aan het overzichtelijk maken van de administratie.
Controle op de verenigingsfinanciën
Bij het beperken van het risico op fraude is een goede controle op de verenigingsfinanciën essentieel. Het is in dat licht belangrijk dat de kascontrolecommissie minstens twee keer per jaar een controle op het financiële jaarverslag van de penningmeester uitvoert. Daarnaast is het van belang dat de penningmeester minimaal één keer per kwartaal verantwoording aflegt aan het bestuur over de financiële situatie van de vereniging.
De rol van de KNLTB
Wat moet je als vereniging doen bij een fraudegeval? Het is goed om te weten dat het plegen van fraude een strafrechtelijk feit is. Het kan daarom in bepaalde gevallen raadzaam zijn om aangifte te doen bij de politie. Binnen de sport is het vooral van belang dat in tuchtrechtelijke zin wordt gehandeld. De KNLTB heeft een onafhankelijk tuchtrechtssysteem zodat (ernstige) misdragingen kunnen worden afgehandeld. Bij de KNLTB kan op verschillende manieren een melding worden gedaan van een (vermoedelijke) misdraging. Het bestuur van een vereniging is zelfs verplicht een melding te doen als het om een ernstige misdraging gaat. Fraude kán een (vermoedelijk) ernstige gedraging zijn.
Een bestuur kan melding doen door een e-mail te sturen aan fairplay@knltb.nl. De melding wordt dan in behandeling genomen door de Compliance Officer van de KNLTB. Wanneer de Compliance Officer een vermoeden van een misdraging signaleert dan wordt de melding doorgestuurd aan het onafhankelijk tuchtsysteem van de KNLTB. Op deze pagina kan je meer lezen over de afhandeling van een melding.
Met dit tuchtrechtssysteem worden ook andere verenigingen beschermd tegen wangedrag doordat wordt voorkomen dat iemand die zich heeft misdragen van de ene naar de andere vereniging gaat.
Financiële moeilijkheden ten gevolge van fraude
Wanneer fraude zich heeft voorgedaan op een vereniging, dan heeft dat meestal tot gevolg dat de vereniging in (enorme) financiële problemen komt. De KNLTB accountmanager kan in zo’n situatie te hulp schieten om procesmatige vragen te beantwoorden. Daarnaast kan de accountmanager samen met de vereniging zoeken naar oplossingen om de vereniging weer financieel gezond te krijgen.
