Mfnk28juli2020dsc04105

Goede voorbereiding basis voor geslaagd toernooi in coronatijd

We kunnen weer genieten van al het moois dat tennis en padel te bieden hebben, inclusief toernooien en competitie. Dat is natuurlijk geweldig, maar het is ook duidelijk dat het coronavirus nog niet verdwenen is. Organiseer je deze zomer een toernooi, blijf er dan goed op letten dat je de maatregelen naar behoren naleeft en geen onnodige risico’s neemt. Zo is de kans het grootst dat het virus onder controle blijft en we daadwerkelijk nog het hele jaar optimaal kunnen genieten van tennis en padel. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat bleek ook tijdens de afgelopen NK Tennis op de banen van het Nationaal Tennis Centrum in Amstelveen.

De belangrijkste regels, zoals de anderhalve meter afstand, regelmatig handen wassen, thuis blijven bij klachten, geen handen schudden en high-fives, kent iedereen inmiddels wel. Maar ga je, als toeschouwer of speler, helemaal op in een spannende wedstrijd of geniet je van de gezelligheid op het park, dan kun je de regels best eens uit het oog verliezen, terwijl het belangrijk genoeg is om volgens de richtlijnen te handelen. Juist daarom was de organisatie van de NK vanaf dag één heel duidelijk over de geldende regels.

Duidelijk plan

“We hebben voor de NK een uitvoerig protocol geschreven”, aldus Lars van Opijnen, Eventmanager bij de KNLTB en toernooidirecteur tijdens de NK. “Dat was ook noodzakelijk, want we hadden een meldingsplicht bij de gemeente voor dit evenement. Maar een duidelijk plan helpt ook wel om alles goed voor te bereiden en veilig uit te voeren. Door vanaf het begin alles voor iedereen heel duidelijk te maken, is de kans op problemen kleiner.”

Crowdmanagement

In dat plan was een maximum van 250 mensen tegelijkertijd op het park opgenomen. “Maar we wisten ook al snel dat we de anderhalve meter met dat aantal mensen, niet konden waarborgen. Rond baan 1 zijn we daarom stickers gaan plakken waar mensen konden zitten, met minimaal anderhalve meter ertussen. Zo konden we plek bieden aan 50 à 60 toeschouwers. Vandaar dat wij het totaal aantal bezoekers op het park iets naar beneden hebben bijgesteld.” Het toernooi was niet open voor regulier publiek en ook de spelers mochten maar een beperkt aantal bekenden meenemen. “Spelers in het kwalificatietoernooi konden maximaal twee mensen meenemen en spelers in het hoofdtoernooi maximaal vier. Bovendien voerden we met alle bezoekers bij de ingang een kort checkgesprek en vroegen we ze of ze hun naam en emailadres achter te laten. Zo konden we iedereen traceren die op het park was geweest, mocht achteraf blijken dat iemand besmet was. Met deze maatregelen is crowdmanagement tijdens het toernooi goed verlopen.”

Eerlijk en vriendelijk

Alle regels goed naleven, anderhalve meter afstand bewaren, is vooral in de horecagelegenheid op het park lang niet altijd makkelijk. “In het restaurant, waar men elkaar ontmoet, zag je wel dat het risico groter was dat mensen de regels even vergaten. Dreigde het echt mis te gaan, dan hebben we mensen daar gewoon vriendelijk op aangesproken, ze herinnerd aan het belang van de anderhalve meter. We zijn daar heel eerlijk en proactief in geweest. Dat zijn natuurlijk nooit de leukste gesprekjes, maar over het algemeen werd er heel begripvol op gereageerd. Zo wisten alle bezoekers goed waar ze aan toe waren en heeft het de sfeer eigenlijk niet negatief beïnvloed.”

Voorbereiding en samenwerking

Verder wil Van Opijnen verenigingen nog meegeven bij de organisatie na te denken over spreiding van de wedstrijden. “Dat hebben we tijdens de Nationale Junioren Kampioenschappen (NJK) gedaan. We hebben verschillende startijden van de wedstrijden gehanteerd en redelijke veel tijd tussen de wedstrijden gelaten. En de deelnemers werd verzocht na de wedstrijd niet al te lang te blijven hangen. Zo werd het nooit al te druk op het park. Bepaal ook van tevoren hoeveel bezoekers je binnen en buiten maximaal kwijt kan op je park. En zorg dat elke dag iemand de rol van corona-aanspreekpunt vervult. Die persoon kan mensen eventueel aanspreken op het handhaven van de geldende maatregelen.”

Een leuk en geslaagd toernooi organiseren kan prima in deze tijd, zo bleek tijdens de NK. Maak echter wel een helder plan, bereid je goed voor en zorg als toernooiorganisatie dat alles nauwkeurig is afgestemd met het bestuur. En wil je evenementen organiseren met meer dan 250 bezoekers, ga dan tijdig in gesprek met de gemeente. Want alleen door goed samen te werken houden we het coronavirus onder controle. Kijk hier voor alle tips en adviezen voor een geslaagd toernooi in coronatijd.