TC Smalhorst uit het Drentse Beilen stond enkele jaren geleden voor een uitdaging. Er was genoeg nieuws te melden via de verenigingswebsite, maar een goede digitale nieuwsbrief, geen onbelangrijke tool om veel lezers te bereiken, was er niet. Er was slechts een papieren nieuwsbrief, die maar moeilijk efficiënt verspreid kon worden en bovendien heel arbeidsintensief was. “We hebben toen de knoop doorgehakt, we gingen stoppen met de geprinte nieuwsbrief en kozen voor volledig digitaal”, zegt voorzitter Remko Pars. Maar de ambities reikten verder. Pars creëerde een digitale, automatisch gegenereerde nieuwsbrief en inmiddels hebben zijn initiatieven geleid tot een volledig nieuwe functionaliteit in KNLTB.Club, die door elke andere vereniging te gebruiken is.
Pars geeft het zelf direct toe, hij heeft een IT-achtergrond en wist dus goed waar hij moest beginnen om de digitale communicatiemogelijkheden beter te benutten. “Ik ben er min of meer ingerold”, legt hij zelf uit. “Het websitebeheer lag bij een van de oudere leden. Hij kwam te overlijden en toen heb ik het overgenomen. Ik ben gestart met een WordPress-website, dat is overigens geen hogere wiskunde, is heel toegankelijk, ook als je minder kennis hebt. Het bood de mogelijkheid om verschillende mensen bepaalde rechten te geven, waardoor zij zelf ook berichten konden plaatsen.”
Automatisch gegenereerde nieuwsbrief
Al snel dook het vraagstuk omtrent de nieuwsbrief op. De papieren nieuwsbrief maakte plaats voor een volledig digitale versie met minder werk tot gevolg, maar Pars was nog niet tevreden. “Je wilt mensen op de website elke keer iets nieuws bieden, voldoende geïnteresseerden naar de site trekken, maar elke keer al die nieuwe berichten handmatig in een nieuwsbrief verwerken, kost alsnog veel tijd.” Het proces moest geautomatiseerd worden, meende Pars. Hij koos voor het platform MailChimp, waar je makkelijk je eigen nieuwsbrief-template kunt inrichten én een koppeling met de website kunt maken, waardoor nieuwsberichten automatisch in de nieuwsbrief worden opgenomen. “Dat scheelde enorm. Ik moest alleen bij de start een template maken, bepalen waar nieuws kwam en waar blokken met sponsors kwamen en vervolgens ging alles automatisch.”
Koppeling met KNLTB.Club
Een volgende stap in de automatisering bij Smalhorst was de overstap naar ledenadministratiepakket van de KNLTB, KNLTB.Club. “Eén van de uitdagingen, ook bij zo’n nieuwsbrief, is natuurlijk altijd het up-to-date houden van alle gegevens van de leden. Want als je de nieuwsbrief optimaal wilt gebruiken om je leden te bereiken, dan moeten gegevens als emailadressen wel kloppen. In KNLTB.Club is dat makkelijk, het updaten van alle gegevens is bij wijze van spreken één druk op de knop.” Smalhorst begon ooit met de gratis abonnementsversie van KNLTB.Club, maar zag al snel redenen om over te stappen naar een betaalde versie, waarmee het mogelijk is ook de volledige website via KNLTB.Club te beheren. Er was echter één obstakel.
“Het was precies de reden dat we aanvankelijk hadden gewacht met de betaalde versie van KNLTB.Club. Een website via dit systeem kon niet met MailChimp worden gekoppeld zoals wij dat hadden geregeld, je kon de nieuwsbrief niet volledig automatisch genereren. Je kon mailadressen synchroniseren, maar daar hield het wel mee op. En wij vonden het zonde om de grote voordelen van de automatische nieuwsbrief weer in te leveren.” Toen betaalde de IT-ervaring van Pars zich uit. Hij kon goed uitleggen wat zijn probleem was en wat hij nodig had om het op te lossen en slaagde er bovendien vrij makkelijk in contact te leggen met LISA, ontwikkelaar van KNLTB.Club. “Op die manier is het uiteindelijk gelukt dezelfde functionaliteit, het automatisch genereren van een nieuwsbrief vanuit de website, in KNLTB.Club te krijgen. Er is nu een koppeling met MailChimp die dat mogelijk maakt en die is dus voor elke vereniging beschikbaar.”
Voor elke vereniging
Het Ontwikkelingsproces, de communicatie met je leden uitbreiden en verbeteren, blijft voortgaan. Eén automatisch gegenereerde nieuwsbrief bij Smalhorst zijn er al inmiddels al twee. “Eén aan het begin van de maand en één halverwege, beide met een net iets ander template. Zo bied je ook je sponsors weer net wat meer opties.” De reacties op de club op het werk van Pars zijn vrijwel allemaal positief. “De automatisch gegenereerde nieuwsbrief, we zouden eigenlijk niet meer zonder kunnen. Maar het blijft zo dat iedereen nieuws op zijn eigen manier tot zich neemt, of dat nu de website, de ClubApp, een digitale nieuwsbrief of papier is. Een keiharde keuze kun je daarin niet maken, je moet de juiste koers vinden. Daar komt mijn expertise goed van pas en vind ik leuk om te doen.”
Pars beseft goed dat je nieuwsbrief automatiseren en gebruikmaken van de nieuw functionaliteit in KNLTB.Club makkelijk gezegd is, maar dat het voor verenigingen met beperkte kennis op het gebied van IT heel lastig kan zijn. “Op termijn moet er voldoende instructie komen zodat elke vereniging ervan kan profiteren, maar ze mogen gerust contact met ons opnemen hoor!”
