Bestuurswerk kan op je leden soms overkomen als een saaie, ingewikkelde en tijdrovende klus. Stelt een bestuurslid zich herkiesbaar, dan zal er niet zo snel een nieuwe gegadigde komen en blijft het bestuur in dezelfde samenstelling jaren actief. Toch is je club gebaat bij regelmatige vernieuwing en is er dus noodzaak om uit te stralen dat bestuurswerk juist veel voldoening kan geven en ook zo zwaar niet hoeft te zijn. LTC Strandvliet - onder de rook van de Amsterdam Arena - is druk bezig een vernieuwingsslag te maken en deelt haar overwegingen en ervaringen.
“Strandvliet is een kleine tennisvereniging die zich op een zeker moment rond het bestaansminimum bevond”, vertelt vicevoorzitter Duncan Waardenburg. “We hadden zes banen en rond de 300 leden. Het bestuur had al geruime tijd dezelfde samenstelling, functies en taakverdeling. In de praktijk kwam het er op neer dat bestuursleden tegelijkertijd commissieleden waren en tevens de enige vrijwilligers. Aan toekomstgericht beleid maken kwamen we niet toe. We hebben toen bewust tijd vrijgemaakt om te bespreken waar we onszelf zagen staan en waar we naartoe wilden. In het proces woonde ik ook een bijeenkomst van NOC*NSF bij. Daarbij was het heel mooi om te zien dat veel clubs met dezelfde problematiek worstelen.”
Waarom doen we het zo en kan het ook anders?
De club bepaalde voor zichzelf dat het echt tijd was voor verandering. “We wilden enerzijds meer leden aan ons binden en het anderzijds als bestuur echt anders gaan doen”, vervolgt Duncan. “Dat begon met het kritisch onder de loep nemen van bestuurstaken en -functies. Zoals de functie van secretaris: die maakt notulen en is daar vaak vrij veel tijd mee kwijt. Vervolgens worden ze door niemand gelezen. Het enige wat we eigenlijk nodig hebben is een kort actielijstje. Die taak is bij iemand anders van het bestuur ondergebracht die daar sterk in is. We gaan de functies meer aanpassen op de mensen die we hebben en wat bij hen past. We probeerden tot nu toe als voltallig bestuur eens per zes weken bijeen te zitten, maar dat is lastig te plannen. Nu zitten de mensen bijeen voor wie het op dat moment relevant is. De rest kan ook via bijvoorbeeld Whatsapp. Bij alles is er de mindset: ‘waarom doen we het zo en kan het ook anders?’
Beestje bij de naam
Diversiteit in het bestuur vindt de club ook belangrijk. Het bestuur heeft een belangrijke vertegenwoordigende taak, het moet een weerspiegeling zijn van de leden en de mensen in de wijk of regio. Dat zit gelukkig best goed bij Strandvliet. Waardenburg: “Ook de karakters vullen elkaar mooi aan. Zo ben ik nogal optimistisch ingesteld, soms wat té. Anderen in het bestuur zijn weer wat terughoudender. Dat maakt dat we blijven beargumenteren waarom we iets op een bepaalde manier denken aan te pakken. Iedereen is erg fanatiek en ook op uitvoerend vlak heel actief. Het gevaar bestaat daarmee wel dat er een gat valt als een van de bestuursleden zou wegvallen. Omdat we ons daar bewust van zijn, willen we nu elk jaar nieuwe bestuursleden aantrekken. Dat maakt ook dat we nadenken over de omschrijving van functies en taken. Termen als ‘secretaris’ en ‘penningmeester’ spreken niet echt tot de verbeelding, het spreekt niet aan. Dat doen we dus anders. Een ‘technische commissie’ wordt dan bijvoorbeeld een ‘competitiegroep’.”
Niet groter maken dan het is
Het is in de praktijk al vaker gebleken, maar ook Strandvliet ondervindt dat de persoonlijke benadering de beste manier is om vrijwilligers te werven. Bovendien waakt Waardenburg ervoor taken te groot en te ingewikkeld voor te spiegelen. “Wat wij doen is echt geen ‘rocket science’, iedereen kan het. Ik wil mensen ook graag wijzen op de positieve kanten van bestuurswerk. Zo leer je als bestuurder goed te manoeuvreren tussen verschillende mensen en hun wensen. Je leert meer over communiceren, over verwachtingsmanagement. Je denkt creatief na over rollen en functies, leert met lastige situaties omgaan, je staat midden in de vereniging.”
Maak tijd vrij en ga met je tijd mee
Een heldere visie en goed beleid zet je niet zomaar op papier. Waardenburgs advies is dan ook daar goed de tijd voor te nemen. “Maak bewust tijd vrij om met je bestuur na te denken over je beleid en visie. Wat zijn je doelen en prioriteiten? Wie heb je in huis? Ten tweede: ga echt met je tijd mee. Probeer vrijwilligerswerk aan te passen naar de eisen en mogelijkheden van deze tijd. En als je veranderingen nieuwe leden aantrekt, vang ze dan van het begin goed op. Dan zijn ze eerder geneigd zich ook vrijwilliger te worden.”
Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op 27 april op Sport.nl/voorclubs