Tennis Club Ouderkerk aan de Amstel (TCO), is een actieve vereniging met ruim 1100 leden. Ruim 700 leden hebben tennisles en velen zijn betrokken bij de competities, de clubkampioenschappen en toss-avonden, naast veel vrij-spelers en recreanten. Een open toernooi kende TCO tot voor drie jaar geleden niet. Vanuit bezoekende competitieteams, maar vooral vanuit de leden is de behoefte ontstaan voor het organiseren van een Open Toernooi. Het zette TCO aan het denken en een aantal leden kwam in actie. Sinds drie jaar is er een open toernooi en niet zomaar één: het Ouderkerk Culinair Open.
Een aantal jongere clubleden en een oud-bestuurslid gingen er in eerste instantie mee aan de slag en al snel vormde zich een ervaren, goed geoliede toernooicommissie bestaande uit twaalf personen. Het plan om niet zomaar een open toernooi, maar een Culinair Open te organiseren, is terug te voeren op het typische karakter van Ouderkerk aan de Amstel, dat bekendstaat om zijn vele, gezellige restaurants. “Het doel was om niet alleen onze eigen leden, maar ook leden van omliggende clubs en andere bezoekers te laten genieten van de gezelligheid van onze club en het toernooi een culinair karakter mee te geven”, aldus Martijn van de Runstraat van Tennisclub Ouderkerk.
‘Volop genieten’
De toernooicommissie ging enthousiast aan de slag om het toernooi concreet neer te zetten. “Het werd een dubbeltoernooi voor alle categorieën tot speelsterkte 3 en met een vooraanstaande rol voor de lokale horeca”, aldus Martijn van de Runstraat. “In onze speciaal ingerichte buitenkeuken kookt elke avond een lokaal restaurant twee verschillende gerechten voor €9,95 per gerecht. Op vrijdag en zaterdag (in het finaleweekend) is het feestavond met bands en een drive-in show. Bovendien speelt er op de finaledag voor en na de prijsuitreiking een live artiest. Ook is bij de buitenbar lokaal speciaalbier verkrijgbaar en worden er mooie wijnen geschonken door een lokale wijnimporteur. Zowel voor deelnemers als de bezoekers is het die week volop genieten”. Het gehele park wordt tijdens het toernooi omgetoverd tot een feestelijk tennispark, mede mogelijk gemaakt door vele sponsoren en een veelheid aan vrijwilligers die helpen opbouwen, afbouwen en de verzorging tijdens het toernooi.
Zowel door de leden áls de trainers wordt veel mond-op-mond reclame gemaakt voor het toernooi, ook is er een goed marketingplan opgesteld, beiden hebben ervoor gezorgd dat het toernooi in binnen drie is uitgegroeid dat een zeer populair toernooi onder de rook van Amsterdam en dat deelnemers van álle niveaus zich graag inschrijven!
Naast het creatieve idee om de organisatie van een toernooi te combineren met een rol voor de lokale horeca, kwam TCO ook een aantal gebruikelijke uitdagingen tegen tijdens de organisatie van het toernooi. Zo luistert de planning nauw en kunnen eventuele wijzigingen en omzettingen in de planning de nodige kopzorgen opleveren. Toch heeft TCO vanuit dat oogpunt met behulp van de moderne techniek een adequate werkwijze gevonden.
Digitale communicatie
Bij het communiceren met zowel de deelnemers als vrijwilligers is in 2018 gekozen voor Whatsapp-groepen, waarmee je de toernooi-deelnemers direct met elkaar in contact kunt brengen, evenals de grote groep van vrijwilligers. Als wedstrijdleiding hoef je dan eigenlijk alleen te modereren. Je geeft de restricties en mogelijkheden aan en bekrachtigt de gekozen oplossing. Je weet ook meteen dat iedereen op de hoogte is van de wijzigingen. En ook bij iemand die wordt opgehouden, is het makkelijk. De deelnemers kunnen elkaar dan direct op de hoogte houden en wij als commissie zijn dan ook op de hoogte of kunnen snel navraag doen.”
Naast Whatsapp vindt er dagelijkse informatieverstrekking met deelnemers, bezoekers van het toernooi èn vrijwilligers plaats via de toernooiwebsite, Facebook èn Instagram. Op deze kanalen ziet men dagelijks foto’s & wedstrijduitslagen van de dag ervoor, maar ook bijvoorbeeld het culinaire menu van de komende avonden!
Voor verbintenis op de club
Het TCO Culinair Open is vanaf het eerste jaar een groot succes, daar is weinig aan overdreven. Inmiddels doen er ruim 400 tennissers mee. Voor deelnemers, bezoekers en zeker voor de vereniging zelf is het van grote waarde. “Het heeft vooral voor verbintenis binnen de club gezorgd. De toernooicommissie, klussenclub en een veelheid aan vrijwilligers zorgen voor een hechte samenwerkende groep mensen. Daardoor is het extra gaan leven en maken vele handen in dit opzicht licht werk. De financiële opbrengsten zijn mooi meegenomen. Ze worden besteed aan zaken binnen de club die de vereniging en de tennissport ten goede komen, zoals het verwezenlijken van het jeugdplan”.
De tips van Tennisclub Ouderkerk op een rij:
- Combineer de organisatie van het toernooi met lokale horeca
- Creëer gezelligheid, zodat deelnemers het jaar daarna terugkomen
- Zorg voor een actieve, goed draaiende commissie die goed samenwerkt met andere commissies die betrokken moeten worden
- Maak een WhatsApp-groep aan met alle vrijwilligers om betrokkenheid te vergroten en snel op onverwachte omstandigheden in te spelen. WhatsApp-groepjes voor deelnemers aan specifieke partijen maken het bovendien makkelijk om wijzigingen af te stemmen.
- Zorg voor dagelijkse informatieverstrekking via Website en Facebook over bijvoorbeeld menu van de dag of wedstrijden