Thema 2: Bestuur democratisch en transparant, betrek leraar en leden

De ALV is strikt gezien het hoogste orgaan binnen een vereniging. Het bestuur legt verantwoording af in de ALV en leden komen hierin bijeen om besluiten te nemen die van belang zijn voor (de toekomst van) de vereniging. De ALV is in feite hét democratisch beslismoment van de vereniging en dient minimaal één keer jaar te worden gehouden. Onderwerpen die op de agenda van de jaarlijkse vergadering staan, zijn onder meer de goedkeuring van de jaarstukken, de vaststelling van de begroting en de vaststelling van de contributie.

Betrek zoveel mogelijk leden

Helaas komt het regelmatig voor dat slechts een handje vol leden naar de ALV komt. Belangrijke besluiten worden dan genomen door een gering aantal leden. Gevolg is dat de besluiten minder breed worden gedragen. Probeer daarom zoveel mogelijk leden bij de besluitvorming te betrekken. Hieronder tref je een aantal tips om de opkomst bij een ALV te vergroten:

• Vraag mensen persoonlijk om te komen en geef aan dat dit in het belang van de vereniging is;
• Zorg dat de ALV wordt gepland op een geschikt moment (dus bijvoorbeeld niet in de meivakantie);
• Zorg voor een vlotte vergadering die niet langer dan 2 uur duurt;
• Communiceer vooraf duidelijk over welke (belangrijke) onderwerpen er wordt gestemd. Maak hierbij gebruik van verschillende kanalen, zoals mail, nieuwsbrief en sociale media;
• Zorg tijdens de ALV voor een fijne, informele sfeer met ruimte voor discussie en vragen;

Deel informatie

Als je de leden eenmaal zover hebt gekregen om de ALV bij te wonen, is het natuurlijk belangrijk dat zij goed geïnformeerd kunnen beraadslagen en stemmen. Deel dus tijdig vóór aanvang van de ALV alle beschikbare informatie met de leden. Wees transparant in de stappen die je voorafgaand aan een stemming als bestuur hebt genomen en bijvoorbeeld het onderzoek dat commissies of werkgroepen hebben verricht. Sta open voor input vanuit leden en nodig hen uit mee te discussiëren en vragen te stellen. Samen kom je tot de mooiste resultaten.

Vergeet ook niet (belangrijke) informatie te delen of beschikbaar te stellen aan personen die misschien geen lid zijn van de vereniging, maar wel (regelmatig) het park bezoeken, zoals ouders van juniorleden of tennis- en padelspelers die via bijvoorbeeld via KNLTB Meet & Play van de banen gebruik maken (de zogenoemde ‘ongebonden sporters’).

Betrek de leraar

Vergeet niet om ook de leraar bij aangelegenheden binnen de vereniging te betrekken. Leraren zijn vaak het eerste aanspreekpunt op de vereniging, kennen veel leden en zijn de aanjager van evenementen en activiteiten. Hij/zij vervult binnen de vereniging een belangrijke rol die niet mag worden onderschat! Mede daarom stimuleren wij verenigingen om met de leraar goede (werk)afspraken te maken ter versterking van de samenwerking/arbeidsrelatie. Meer informatie hierover vind je hier.  

Dit thema sluit aan bij de principes ‘Democratie’ en ‘Transparantie’ in de Code Goed Sportbestuur. Lees hier (doorverwijzen) meer over de Code Goed Sportbestuur, bekijk de video over het principe ‘Democratie’, de video over het principe ‘Transparantie’ of volg de e-learning over de Code Goed Sportbestuur.