Thema 1: Statuten, reglementen en gedragscodes
Een vereniging is een samenwerkingsverband van leden die een gemeenschappelijk doel hebben, zoals het beoefenen van de tennis- en padelsport. Om deze samenwerking vorm, inhoud en structuur te geven zijn er regels nodig waaraan leden zich moeten houden.
Statuten, Huishoudelijk reglement en gedragscodes
De grondregels van de vereniging zijn vastgelegd in de statuten. Zo vind je in de statuten bijvoorbeeld terug wat het doel is van de vereniging, hoe bestuurders moeten worden benoemd en hoe de ALV bijeen moet worden geroepen. Regels over de dagelijkse gang van zaken (m.a.w. meer praktische zaken) worden over het algemeen vastgelegd in een huishoudelijk reglement. Hierin vind je bijvoorbeeld terug hoeveel bardiensten je moet draaien en wat er van je verwacht wordt op het gebied van kleding en schoenen. Naast een huishoudelijk reglement kunnen verenigingen ervoor kiezen om ook andere reglementen te hanteren. Denk bijvoorbeeld aan een tuchtreglement en een baan- en afhangreglement.
Naast de statuten, huishoudelijk reglement en overige reglementen raden wij verenigingen aan om gedragscodes op te stellen. In deze gedragscodes leg je de omgangsnormen binnen de vereniging vast. Hiermee laat je zien dat je je verantwoordelijkheid neemt op het gebied van Fair Play en ongewenst of onsportief gedrag wil voorkomen.
Tijd voor een update?
De regels in de statuten en reglementen van een vereniging mogen niet in strijd zijn met hogere wet- en regelgeving. Bestaat er toch strijd, dan blijft de statutaire of reglementaire bepaling buiten werking. Het is daarom belangrijk om de statuten en reglementen up to date te houden. Wil je de statuten of een reglement herzien? Maak dan altijd gebruik van de modellen van de KNLTB. Deze modellen voldoen aan de huidige wetgeving en bevatten alle eisen die de KNLTB stelt. Wees erop bedacht dat wijzigingen in de statuten en het huishoudelijk reglement vooraf ter goedkeuring aan de KNLTB dienen te worden voorgelegd. Lees hier meer over de te volgen handelwijze.
Leuk al die formele documenten binnen de vereniging, maar nog belangrijker natuurlijk is dat je je ook daadwerkelijk houdt aan de regels. Dit is van belang voor de orde en structuur binnen de vereniging, maar ook om bepaalde juridische gevolgen te voorkomen. Neem je bijvoorbeeld als bestuur een besluit in strijd met de statuten (het besluit had bijvoorbeeld door de ALV moeten worden genomen), dan is dit besluit ongeldig (nietig). Handel je als lid in strijd met de gedragscodes, dan kan dit in het kader van Fair Play leiden tot (tuchtrechtelijke) sancties.
Informeer ook niet-leden
De vereniging wordt natuurlijk niet alleen bezocht door leden, maar ook door personen die niet lid zijn van de verenging, zoals toeschouwers, ouders van juniorleden en spelers die van de banen gebruik maken via bijvoorbeeld KNLTB Meet & Play (de zogenoemde ‘ongebonden sporter’). Het is belangrijk dat ook zij op de hoogte zijn van de geldende regels, normen en waarden op de vereniging. Wij raden je daarom aan om op de vereniging een bordje op te hangen waarop wordt vermeld dat iedere bezoeker die het park betreedt, zich dient te houden aan de regelgeving van de vereniging en de KNLTB, waaronder de gedragscodes. Verder kun je bijvoorbeeld aan de bevestigingsmail van de baanreservering (wanneer gebruik wordt gemaakt van KNLTB Meet & Play) een verwijzing opnemen naar de gedrags- en huisregels op de vereniging.