Digitale Ledenpas

Ieder lid van een bij de KNLTB aangesloten vereniging ontvangt de KNLTB ledenpas. Sinds 1 januari 2024 kennen we alleen nog een digitale variant die te vinden is in de ClubApp of KNLTB Match App.

De overgang van een fysieke pas naar een digitale pas

De plastic ledenpas met magneetstrip is verouderd. Daar waar je voorheen voor bepaalde zaken een fysieke pas nodig had, is dat nu niet meer zo. In 2021 is daarom een digitale ledenpas gerealiseerd. Een digitale ledenpas heeft een aantal grote voordelen. Zo is het duurzamer, flexibeler om aanpassingen te maken en gaat het proces van aanmelden veel sneller; nieuwe leden kunnen na aanmelding door de Ledenadministrateur de ClubApp installeren om banen af te hangen en de digitale ledenpas is direct zichtbaar.

De digitale pas is voor alle leden beschikbaar in de ClubApp. Van de functionaliteiten (zie hieronder) kan gebruik gemaakt worden. Ga als vereniging hier dus mee aan de slag en bekijk wat voor jouw situatie de beste oplossingen zijn.

Toepassingen van de digitale pas

De invoering van de digitale ledenpas heeft consequenties voor 4 belangrijke toepassingen van de pas. Deze hebben we hieronder op een rij gezet. Ook kun je onderaan deze pagina het webinar kijken waarin we de toepassingen toelichten.

1. Identificatie

De digitale pas is zichtbaar in de ClubApps van KNLTB.Club en AllUnited en tevens beschikbaar in de KNLTB Match App. Hierdoor kan de pas ingezet worden als identificatiemiddel bij bijvoorbeeld een competitiewedstrijd of open toernooi. Het competitie-en toernooireglement is hierop aangepast.

Voor gebruik bij een traditioneel fysiek afhangbord of een toss / hussel, kan de vereniging de pas desgewenst zelf ook uitprinten op een plastic pas of papier.

2. Afhangen

Het digitaal afhangen van banen kan op een aantal manieren: Geheel via de ClubApp, maar je kan er ook voor kiezen om - voor bevestigen of reserveren op de vereniging - gebruik te maken van een digitaal scherm. In onderstaande video leggen we je dit uit (let op: de video is uit 2023, dus als het over 'volgend jaar' gaat, betekent dat 2024):

Uitgeschreven zijn dit de mogelijke varianten:

Variant 1: Afhangen via de ClubApp, zonder dat je op de vereniging hoeft te zijn
In het online reserveren van de banen via de ClubApp ziet de KNLTB de toekomst. Het is de meest snelle en gebruiksvriendelijke manier voor leden om via de app op hun telefoon een baan te boeken. Gebruik je deze variant al, dan verandert er niks in je proces.
Variant 2: Afhangen via de ClubApp, maar met vooraf bevestigen op de club
Als vereniging kun je instellen dat leden een baan reserveren via de ClubApp, maar de baan op de club nog definitief moeten bevestigen. Hiervoor wordt een QR-code getoond op het scherm. Dit kan op het huidige afhangbordscherm of op een ander scherm (bv tablet). Na het scannen van de QR-code vanuit de ClubApp is de baan bevestigd.

Wil je hier als vereniging mee aan de slag? Meld je dan aan via onderstaand formulier, dan gaan we dit voor jouw vereniging regelen.

Aanmelden

Let op: dit geldt alleen voor clubs die KNLTB.Club gebruiken. Gebruikers van AllUnited kunnen rechtstreeks bij hen een ticket inschieten.

Variant 3: Afhangen moet op de club gebeuren
Voor verenigingen die wensen dat (een aantal) banen pas gereserveerd kunnen worden op het moment dat leden daadwerkelijk op het park zijn, kan vanaf nu ook gewerkt worden met de QR-code. Deze wordt getoond op het scherm. Dit kan op het huidige afhangbordscherm of op een ander scherm (bv tablet). Met behulp van de ‘scanfunctie’ in de ClubApp kan de code gescand worden, waarna het afhangproces (in de app) in gang gezet zal worden.

Eén speler moet op de club via de QR-code inchecken en kan de afhangactie vervolgens afronden in de ClubApp. Verdere instellingen (bv. dat meerdere spelers dienen in te checken) volgen binnenkort.

Wil je hier als club mee aan de slag? Meld je dan aan via onderstaand formulier, dan gaan we dit voor jouw vereniging regelen.

Aanmelden

Let op: dit geldt alleen voor clubs die KNLTB.Club gebruiken. Gebruikers van AllUnited kunnen rechtstreeks bij hen een ticket inschieten.

Variant 4: Traditioneel afhangbord
Voor verenigingen met een traditioneel (offline) afhangbord is het mogelijk om vanuit het ledenadministratiesysteem KNLTB.Club of AllUnited de pas te printen op een plastic pas of papier.

Informeer je leden

Bovenstaande varianten betekenen een iets andere werkwijze voor je leden. Onderaan deze pagina vind je onder downloads een instructiedocument én een opzet voor een mail om je leden hierover te informeren. Ook hebben we een video gemaakt om je leden te informeren:

3. Toegangscontrole

Met de invoering van de digitale pas kan voor toegang gebruik gemaakt worden van een pincodesysteem. Door middel van het invoeren van een pincode op een toetsenbord bij het toegangspunt kan toegang worden verleend. 

Voor leden zal deze pincode in de ClubApp te vinden zijn. Deze code is persoonlijk voor ieder lid en wordt voor de veiligheid wekelijks automatisch vernieuwd. Door de pincode op een toetsenbord bij het toegangspunt in te voeren, kan toegang worden verleend.  Kijk de video hieronder voor extra uitleg over deze toepassing (let op: de video is uit 2023, dus als het over 'volgend jaar' gaat, betekent dat 2024):

Starten met het pincodesyteem?

Heeft jouw vereniging HS-PAS, Axema of Paxton als installateur voor de toegang? Neem dan contact met hen op om verdere afspraken te maken voor installatie.
Maakt jouw vereniging gebruik van een andere installateur? Laat deze partij dan schakelen met HS-PAS voor materialen en verdere instructie. Vervolgens kunnen afspraken gemaakt worden voor installatie.

De installateur neemt tevens contact op met jullie ledenpakket (KNLTB.Club of AllUnited) om de functionaliteit in de ClubApp te activeren.

Voor niet-leden, die een baan huren via Meet & Play, wordt tevens een pincode bij de bevestiging meegestuurd. Deze code is geldig net voorafgaand aan de reservering en daarna niet meer te gebruiken. 

Desgewenst kan ook (deels) gebruik gemaakt worden van passen met een RFID-chip. Deze passen kunnen aan alle (of een deel) van de leden worden verstrekt. Deze passen zijn via de leverancier te verkrijgen.

We adviseren om gelijk een kastje met zowel een RFID-lezer als een pincode toetsenbord te installeren. Zo kan op een later moment makkelijk gekozen worden voor de andere oplossing zonder grote investeringen. Tevens kan gekozen worden voor een combinatie, waarbij bijvoorbeeld een deel van de leden gebruik maakt van de pincode en een deel van een RFID-pas.

Met bovenstaande kan op een gebruiksvriendelijke, snelle en geïntegreerde manier toegang worden ingeregeld. Hiervoor is naast benodigde hardware een platform (Meshlink) benodigd om dit in te kunnen regelen. Wij adviseren contact op te nemen met je installateur en/of leverancier voor de mogelijkheden bij jou op de club.

Is voor jou de mate van gemak en integratie minder van belang, dan zijn er uiteraard ook diverse andere toepassingen mogelijk. Denk aan een systeem met druppels, sleutels, een vaste (pin)code bij het slot of het continueren van een systeem met magneetstrip passen, die dan via de leverancier bijbesteld dienen te worden. Elk systeem met verschillende beveiligingsniveaus, gemak en kosten. 

We krijgen regelmatig ook vragen over toegang met behulp van een QR-code. Op de digitale pas is een QR-code beschikbaar. We hebben echter geleerd dat dit voor toegang niet de meest ideale oplossing is. Hierdoor zullen we hier voorlopig verder geen integratie voor ontwikkelen. 

4. Betalen

Een aantal verenigingen maakt gebruik van een Twelve kassasysteem waarbij er een saldo op de fysieke ledenpas gezet werd. Daar kon vervolgens mee betaald worden in het clubhuis. Met de invoering van de digitale ledenpas kan betaald worden via het scannen van de QR-code op de pas in de ClubApp. Voor meer informatie verwijzen we je naar de website van Twelve.

Neem contact op met Twelve (of een andere leverancier) om afspraken te maken over het aanpassen van het kassasysteem. En informeer tijdig je leden over deze verandering. Resterend saldo op de fysieke ledenpas zal in ieder geval behouden blijven.

Betalen kan tegenwoordig ook via andere toepassingen. Denk aan:

Via de bankpas (pin/contactloos)
Apple/Google Pay
Betaal-/bestel apps

Hoe verder?

Via deze pagina zullen we je op de hoogte houden van de verdere ontwikkelingen met betrekking tot de digitale ledenpas. Bij specifieke vragen kun je contact opnemen met je Accountmanager.

Digitale Ledenpas

Downloads

Veelgestelde vragen

De fysieke ledenpas wordt in 2024 niet meer uitgegeven. Heb je toch nog een fysieke ledenpas nodig, bijvoorbeeld omdat je niet alles op tijd geregeld kreeg in 2023? Neem dan contact op met je accountmanager.
De huidige magneetstrippas pas blijft in ieder geval beschikbaar tot eind 2023. De ledenadministrateur kan in het ledenpakket een ledenpas aanvragen maar hoeft dit niet te doen wanneer de vereniging gebruik maakt van de ClubApp waarin de digitale ledenpas getoond wordt. Ondanks dat de magneetstrippas nog tot eind 2023 leverbaar is, raden we verenigingen aan om zo snel mogelijk aan te slag te gaan met het (volledig) gebruiken van de digitale ledenpas. Op deze manier kun je in alle rust de nieuwe situatie implementeren en de beste oplossing kiezen voor de vereniging en de leden.
Voor meer informatie over de mogelijkheden van de KNLTB ClubApp kun je een e-mail sturen naar support@knltb.club. Aanmelden is mogelijk via https://www.knltb.club/.

Maakt jouw club gebruik van het ledenadministratiepakket van All United? Geen probleem! Zij bieden ook een ClubApp aan. Neem contact met ze op en ontdek alle mogelijkheden via info@allunited.nl.
Het is inderdaad voldoende om de digitale pas te tonen die in de ClubApp of KNLTB Match App beschikbaar is. Het competitie- en toernooireglement is hierop aangepast.
Het percentage smartphonegebruik in Nederland ligt hoger dan 90%. Voor die personen die toch geen smartphone hebben, zijn er oplossingen voor handen: bijvoorbeeld toch fysieke passen met RFID chip uitgeven voor bepaalde leden of printen van passen (in geval van tossen / offline afhangbord) uit de ledenadministratie. En waarschijnlijk heeft één van de personen van een groepje spelers wel een smartphone waarmee het afhangproces in gang gezet kan worden. Voor vrijwel alles is een alternatief. Jonge kinderen zullen nog niet alleen naar de vereniging komen en kunnen gebruik maken van de smartphone van de ouders.
Sommige spelers zijn lid van twee of meerdere verenigingen. Op de digitale ledenpas staan alle verenigingen waar de speler lid van is, zodat er in de app niet geswitcht hoeft te worden tussen de verschillende verenigingen om de pas te tonen.

Helaas lossen we hiermee niet het benodigde switchen op tussen verenigingen om bijvoorbeeld een baan te reserveren. Dit is wel een bekend probleem en onze partner KNLTB.Club zoekt naar een oplossing.
De kosten hiervoor verschillen per vereniging en hangen af van de keuzes en toepassingen. De KNLTB investeert in diverse toepassingen als digitaal afhangen, ClubApp en Club managementsysteem waardoor het voor verenigingen makkelijker wordt om aan te sluiten bij de nieuwe ontwikkelingen.
De QR-code op de digitale ledenpas wordt op dit moment nog niet gebruikt, maar zal later in het jaar gebruikt worden voor de koppeling met betalen. De beveiliging van de QR-code wordt dan aangepast en verbeterd.

Een aantal verenigingen maakt gebruik van een Twelve kassasysteem waarbij er een saldo op de ledenpas gezet wordt. Daar kan vervolgens mee betaald worden in het clubhuis. Met de invoering van de digitale ledenpas zal het saldo toevoegen en betalen gaan lopen via het scannen van de QR-code op de pas in de ClubApp. Later in 2023 volgt nadere informatie over hoe dit werkt.
De QR-code wisselt voortdurend. Hiermee wordt voorkomen dat er bijvoorbeeld een foto van gemaakt kan worden, die verspreid wordt.
Ja, de vereniging kan dan zelf deze passen aanschaffen. Er zijn verschillende leveranciers op de markt, zoals PPC en Snelpas. Je kan ook navraag doen bij je eigen beveiligingsleverancier.