Ledenadministratie

Binnen een tennisvereniging voert de ledenadministrateur wijzigingen door betreffende leden, functionarissen en verenigingsgegevens.

De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben standaard geen functionarisrechten in hun ledenadministratiepakket. De enige functionaris binnen de club die dit wel heeft, is de ledenadministrateur. Hij/zij kan anderen ook rechten toekennen.

Veelgestelde vragen Ledenadministratie

Welk softwarepakket kan ik voor de ledenadministratie gebruiken?

Sinds 2018 is het nieuwe ICT Landschap, TennisNet, volledig operationeel. Twee ledenadministratiepakketten worden in de nieuwe omgeving door de KNLTB ondersteund.

Op dit moment werken meer dan 1300 verenigingen met KNLTB.Club . Het andere ledenadministratiepakket is All United . Maakt jouw vereniging gebruik van een ander systeem, dan houdt dit in dat de vereniging een dubbele administratie moet voeren voor data uitwisseling met de KNLTB.

Hoe zit het met stilzwijgende verlenging van lidmaatschappen?

In 2010 is een wetsvoorstel door de 1e kamer aangenomen over stilzwijgende verlenging en opzegging van lidmaatschappen, abonnementen en andere overeenkomsten.

Deze wet is 1 december 2011 in werking getreden. Deze regelgeving geldt niet voor verenigingen. Volgens de wet moeten verenigingen er wel voor zorgen dat leden eenvoudig kunnen nagaan op welke wijze zij hun lidmaatschap kunnen opzeggen. Verenigingen hebben alleen de verplichting hun leden te wijzen op de manier waarop het lidmaatschap kan worden beëindigd en voor welke datum.

Als de vereniging een website of een ledenblad heeft dan moet de informatie over opzegging van het lidmaatschap op de hoofdpagina van de website of op één van de eerste drie pagina’s van het ledenblad worden gezet.

Hoe lang duurt het voordat een aan- of afmelding is verwerkt?

Wanneer je in het ledenpakket van KNLTB.Club of All United een lid hebt aan- of afgemeld en dit op de juiste wijze is doorgevoerd dan wordt dit dezelfde dag nog verwerkt. Het bondsnummer van het lid kun je dan ook terugvinden in het betreffende ledenpakket.

Wat is de uiterlijke datum om leden af te melden?

Het is natuurlijk het hele jaar door mogelijk om leden af te melden. Over het algemeen is het verstandig om leden die opgezegd hebben af te melden aan het einde van het boekjaar, voor de meeste verenigingen is dit 31 december. Omdat de peildatum van de KNLTB 1 februari is, kun je bij de KNLTB deze leden afmelden tot en met 31 januari. Zorg voor een correcte ledenlijst, zo voorkom je onnodige kosten voor leden die onterecht op de ledenlijst staan.

Tip! Houd rekening met het feit dat er in het jaar twee peildata zijn, namelijk 1 februari en 30 september. Op basis van het aantal leden op 1 februari ontvangt jouw club een factuur. Rond 1 oktober ontvang je een factuur voor de aangemelde leden in de periode tussen 1 februari en 30 september. Het is dus van belang om uiterlijk op deze data het ledenbestand up-to-date te hebben.

Helaas is het alleen mogelijk om vanuit Nederland een reactie te plaatsen.