Jaarvergadering

De jaarvergadering is voor het bestuur van een vereniging een belangrijke vergadering omdat zij hier van de Algemene Vergadering (AV) goedkeuring krijgt voor wat ze het afgelopen jaar heeft gedaan en de kaders worden vastgesteld waarbinnen zij het komende jaar mag handelen.  

Om als bestuur goed voorbereid de jaarvergadering in te gaan, is het belangrijk om te weten hoe zo’n vergadering in z’n werk gaat en aan welke regels je gebonden bent. 

Oproeping en organisatie

Bij de oproeping en organisatie van de jaarvergadering dient het bestuur rekening te houden met de statuten van de vereniging. Hierin is onder andere bepaald hoelang van tevoren en op wat voor manier de leden moeten worden opgeroepen, of er mogelijkheden zijn om de vergadering digitaal bij te wonen en/of digitaal te stemmen en welke zaken er tijdens de vergadering aan de orde komen.

Het is verstandig de statuten regelmatig te herzien zodat ze voldoen aan alle vereiste wet- en regelgeving. Als je gebruik maakt van de modelstatuten van de KNLTB voldoen de deze ook direct aan de geldende regelgeving vanuit de WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)

Besluitvorming 

Besluiten die binnen de vereniging worden genomen mogen niet in strijd zijn met de wet of de statuten. Als dit toch gebeurt, kan een besluit nietig of vernietigbaar zijn. Een nietig besluit is een besluit zonder rechtsgevolgen waar door niemand een beroep op kan worden gedaan. Een vernietigbaar besluit heeft daarentegen wel rechtsgevolgen en blijft van kracht totdat de rechter het besluit heeft vernietigd. Een voorbeeld van een vernietigbaar besluit is als de oproeping voor de vergadering niet op de juiste manier heeft plaatsgevonden, dat kan zijn als de uitnodiging voor de vergadering te kort van tevoren is verstuurd of als niet alle punten juist op de agenda zijn opgenomen.  Als in deze vergadering besluiten worden genomen, zijn deze bindend voor de vereniging totdat een rechter deze besluiten eventueel vernietigt.

Door het opnemen van een quorum-eis (minimum aantal aanwezigen) in de statuten, kan voorkomen worden dat een klein aantal aanwezigen op de algemene vergadering besluiten kan nemen over belangrijke onderwerpen. Wanneer dit minimum aantal aanwezigen niet gehaald is, zal een tweede algemene vergadering uitgeschreven moeten worden. Deze vergadering mag niet al gepland zijn tegelijk met de eerste omdat het bestuur verwacht dat er niet voldoende aanwezigheid zal zijn. De uitnodiging voor deze tweede vergadering mag volgens de statuten pas na afloop van de eerste vergadering worden gedaan.

Begroting en decharge verlenen

Voorafgaand aan de jaarvergadering dient het bestuur een begroting op te maken voor het lopende jaar, die tijdens de jaarvergadering wordt besproken en goedgekeurd. Het bestuur mag enkel binnen de grenzen van deze begroting handelen. Het oude boekjaar wordt afgesloten en de kascommissie die de boeken heeft gecontroleerd verleent decharge aan het bestuur waarmee de aansprakelijkheid van het bestuur binnen de vereniging in beginsel komt te vervallen. Als er tijdens de vergadering nieuwe bestuursleden worden benoemd en er decharge is verleend aan het vorige bestuur, kan het nieuwe bestuur in principe niet meer voor het handelen van het oude bestuur aansprakelijk gesteld worden. 

Belangrijke onderwerpen

Naast de begroting voor het komende jaar en het vaststellen van de begroting voor het lopende boekjaar zijn er meer punten die op de AV aan de orde kunnen komen. Denk bijvoorbeeld aan subsidies voor verduurzaming van de accommodatie, groeimogelijkheden voor de vereniging en het in kaart brengen van lopende verzekeringen en abonnementen. De jaarvergadering is een mooi moment om met een groep leden te kijken welke mogelijkheden er voor jullie vereniging zijn.

De KNLTB heeft mede hiervoor onlangs de KNLTB Academy gelanceerd. Dit is het opleidingsplatform van de KNLTB, waar je je kennis, vaardigheden en competenties als bestuurder kunt vergroten en versterken. Meer informatie over een goed sportbestuur vind je hier.  

Tips voor een hogere opkomst 

In de praktijk blijkt dat een groot deel van de leden niet aanwezig is op een jaarvergadering. Dat is zonde, want zo is het lastig om te bepalen of iedereen tevreden is met de koers die de vereniging heeft gekozen. Onderstaande tips kunnen helpen om de opkomst van de jaarvergadering te vergroten:  

• Betrek de leden bij de AV door ze mee te laten denken in onderwerpen. 
• Nodig een externe spreker uit, zoals een topsporter of trainer die tijdens de AV een presentatie geeft. 
• Organiseer naast de AV een andere activiteit, zoals een toernooi of borrel zodat leden niet het idee hebben dat ze enkel voor de vergadering komen. 
• Vergader kort en functioneel. Maak van het tweede deel van de AV een mooie brainstorm over de toekomst van de vereniging of het activiteitenplan van volgend jaar. Vaak komen hier leuke ideeën uit en zijn er ook direct wat leden die zich aanbieden om er mee aan de slag te gaan. 
• Betrek lokale ondernemers. Regel met behulp van lokale ondernemers een veiling of loting op dezelfde avond als de AV. Met een aantal mooie prijzen is de opkomst waarschijnlijk hoger. 
• Mocht je advies willen over het organiseren van de jaarvergadering neem dat contact op met de accountmanager uit jouw regio. Bespreek dit onderwerp tijdens kringbijeenkomsten met verenigingen in de buurt en bekijk samen hoe je zoveel mogelijk uit de jaarvergadering kunt halen. 
• Voor bestuurlijk of juridisch advies kun je contact opnemen met de afdeling Juridische en Bestuurlijke zaken via juridischezaken@knltb.nl.