Beheren van verenigingsfinancien

Het beheren van de verenigingsfinanciën is een complexe en serieuze aangelegenheid. Hier vind je een aantal tips om deze taak zo goed mogelijk uit te voeren.

Leg bevoegdheden bij een selecte groep

Het verdient aanbeveling om slechts aan een zeer selecte groep leden de bevoegdheid te geven om overeenkomsten namens de vereniging aan te gaan. De praktijk wijst uit dat het concentreren van deze bevoegdheden zowel de beleidshandhaving als de financiële beheersbaarheid ten goede komt.

Kies voor huisleveranciers

Vaste leveranciers en vaste, overzichtelijke bestelprocedures bevorderen ook de beheersbaarheid van de financiën. Stel de leden hiervan wel regelmatig op de hoogte in bijvoorbeeld het clubblad.

Stel de jaarbegroting per commissie of per evenement op

Door elke commissie een jaarbegroting te laten maken en die te laten goedkeuren door het bestuur worden zij gedwongen om planmatig te werken en hun doelstellingen te halen. Ten tweede wordt hun financiële speelveld duidelijk afgebakend. Om ook de kosten van eenmalige activiteiten te bewaken, moet de verantwoordelijke commissie of persoon een exploitatiebegroting opstellen. Vaak blijkt dat juist eenmalige activiteiten de vereniging voor flinke financiële problemen kunnen stellen.

Werk de administratie regelmatig bij

Voorwaarde voor een zuivere periodieke verslaglegging is uiteraard dat de administratie regelmatig bijgewerkt wordt. Enige regelmaat en uniformiteit in de aanlevering van gegevens werkt bevorderend bij de verwerking. Hierover moeten door de penningmeester duidelijke afspraken gemaakt worden met zowel leden als leveranciers.

Wees alert op niet-financiële signalen

Afgezien van substantiële afwijkingen zullen er vermoedelijk geen echt directe signalen uit de periodieke cijfers naar voren komen over afwijkingen van de exploitatiebegroting. Het bestuur zal dus tevens alert moeten zijn op ‘gevoelsmatige’ signalen als bezettingsgraad van de kantine, sfeer binnen de vereniging en ontwikkeling van het sponsorbestand.

Zorg voor een financiële buffer

Omdat resultaten helaas soms kunnen tegenvallen, is het aan te bevelen om voldoende geld achter de hand te houden om het voortbestaan van de vereniging niet in gevaar te brengen.

Let ook op de ‘kleintjes’

Zo kunnen water- en energiebesparende maatregelen uw vereniging al gauw € 700 per jaar opleveren.

Hoe stel je snel en eenvoudig de jaarrekening op?

Ga na aan welke informatie de gebruikers van de jaarrekening behoefte hebben en hou daar meteen rekening mee. Het is zonde van de tijd om steeds weer opnieuw de boeken er op na te moeten slaan.
Werk de financiële administratie periodiek helemaal bij. Dat maakt het werk aan het eind van het jaar aanzienlijk lichter.
Maak voor de staat van baten en lasten een overzichtelijk aantal hoofdcategorieën. Neem bijvoorbeeld een grens van minimaal 10% van de totale baten of lasten.
Besteed het opstellen van deelbegrotingen uit aan de daarvoor verantwoordelijke personen of commissies.
Leg een conceptjaarrekening eerst voor aan een buitenstaander alvorens het met het bestuur te bespreken.

Financiële controle / kascommissie

Jaarlijks moet de vereniging (financiële) verantwoording afleggen aan haar leden. Dit is vastgelegd in de Nederlandse wet:

Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering voor.

In de wet is bepaald dat een raad van commissarissen de rekening en de verantwoording van het bestuur moet controleren. In praktijk hebben alleen zeer grote verenigingen een raad van commissarissen. Als er geen raad is, dan kan uw vereniging de controle laten uitvoeren door een accountant of door een kascommissie. De kascommissie moet ten minstens vier stukken controleren die de penningmeester verplicht is te overhandigen.

Deze stukken zijn:

de balans die een overzicht geeft van de bezittingen en schulden van uw vereniging;
de exploitatierekening waarin de inkomsten en uitgaven zijn weergegeven;
een toelichting op de balans en exploitatierekening;
het jaarverslag waarin niet-financiële aspecten van de vereniging, zoals sportieve prestaties, samenstelling van het bestuur en het te voeren beleid, staan beschreven

De door de Algemene Ledenvergadering goed gekeurde begroting is een belangrijk hulpmiddel bij de controle van genoemde stukken. Dit vormt namelijk het richtsnoer voor het te voeren beleid van uw vereniging. De commissie moet tot slot haar bevindingen voorleggen aan de ledenvergadering. Meestal gebeurt dit in de vorm van een verslag in het cluborgaan of op de jaarvergadering. Aangegeven wordt dat de financiële stukken gecontroleerd en goedgekeurd zijn.