LTV De Doordraaiers zet clubambassadeurs voor begeleiding starters

LTV De Doordraaiers

Beschrijving van het probleem en/of de aanleiding voor deze best practice

Drie keer per jaar organiseert LTV De Doordraaiers uit Houten kennismakingscursussen voor startende tennissers. Zeker honderd mensen maken voor 60 euro, acht weken lang kennis met tennis. Doordat de tennisschool echter het programma uitvoert, kwam de vereniging nauwelijks in beeld bij deze spelers. Ook werd slechts een tiental kennismakers lid van de club. Een projectteam ging op zoek naar de reden waarom de starters niet doorstroomden naar de vereniging en kwam met verbeterpunten.

‘Het is heel erg jammer als de starters geen lid worden van de vereniging want daar zijn de lessen juist voor bedoeld,’ vertelt de voorzitter van De Doordraaiers, Mike Oosterwaal.

Beschrijving van de oplossing die heeft geleid tot deze best practice

In het bestuur werd besloten dat het goed zou zijn om een onderzoek te starten naar het hoe en waarom. Wel overwogen stelde de voorzitter een projectteam samen.

‘Bij het benaderen heb ik gelet op het type mens, maar ook gedacht aan de inbreng die hij of zij kan geven. Het eerste lid van het projectteam was de moeder van een startend jeugdlid. Hierna volgde een oud-TC-man met kennis van de tenniskalender. En met de nieuwe jeugdvoorzitter, een lid dat schooltennis wil promoten en een bestuurslid, had ik een mooi gemixt team.’

Het bestuurslid zorgde voor afstemming met het bestuur. Die link bleek prettig voor beide partijen. Het projectteam werd begeleid door een KNLTB-adviseur en kwam drie keer bij elkaar.

Beschrijving van het resultaat voor de vereniging van deze best practice

De voorzitter kreeg drie maanden na het instellen van het projectteam een heldere terugkoppeling. De belangrijkste conclusies waren dat de starters geen informatie over de club krijgen: ze volgen alleen de lessen. De beginners hebben geen idee dat tennis op de club meer is dan les alleen. De vereniging wist bovendien nauwelijks iets van de starters. Met de deelnemerslijsten werd niets gedaan, terwijl dat wel de potentiële nieuwe leden zijn! 

‘Binnen het bestuur werden de bevindingen dankbaar ontvangen en aangevuld,’ licht Oosterwaal toe. ‘We hebben de website aangepast zodat ook niet ingewijde tennissers begrijpen hoe het werkt. Want leg hen maar eens uit dat er een website van de club is, maar ook één van de tennisschool met informatie over de lessen op de club. Hoe het werkt met afhangen, de bardienst, speelsterktes en competitie- en toernooideelname.

Echter het belangrijkste is de oprichting van de commissie ‘clubambassadeurs’. De ambassadeurs zoeken het contact met de starters, leggen hen uit hoe ze zich kunnen inschrijven voor een toernooi, vertellen hoe de competitie werkt et cetera.’ Een lid van het projectteam blijft dit monitoren en aansturen.

Tien tips voor het contact met de starter

Om te weten of de nieuwe leden het naar de zin hebben is het belangrijk goed contact met ze te onderhouden. Weet wie de nieuwe leden zijn en wat ze van de club vinden en speel in op het vergroten van hun tennisplezier! Het persoonlijk contact met de startende leden biedt mooie kansen en is een absolute voorwaarde om hen te behouden voor de vereniging.

  1. De clubambassadeur van De Doordraaiers zoekt na aanmelding persoonlijk contact met het nieuwe lid.
  2. Hij vraagt naar de verwachtingen en sportervaring.
  3. Hij stimuleert om te komen tennissen en vraagt of het nieuwe lid mee wil helpen aan een activiteit.
  4. Tijdens het eerste lidmaatschapsjaar is er iedere twee maanden contact met de starter.
  5. De opmerkingen en ervaringen van de (nieuwe) leden leveren input voor interne verbeterpunten. Klachten of problemen worden direct opgelost met de betrokkenen.
  6. Positieve ervaringen worden gedeeld met andere leden en starters bijvoorbeeld via de website en door persoonlijk contact.
  7. Op de website, in het nieuwe leden informatieboekje staan de clubambassadeurs genoemd.
  8. Alle starters ontvangen een clubattentie die wordt ontwikkeld met de sponsor.
  9. De ambassadeurs vragen nieuwe leden deel te nemen aan clubactiviteiten en naar de startersavond te komen. Op deze avond krijgen ze alle informatie over het reilen en zeilen van de vereniging, maar ook over tennissen met andere starters. De commissie van de clubkampioenschappen creëert bijvoorbeeld een aparte poule voor starters.
  10. De commissie ‘clubambassadeurs’ bespreekt alle signalen van de starters met elkaar en doet voorstellen aan het bestuur voor eventuele aanpassingen in activiteiten of werkwijzen.

Ook aan de slag?

Onderstaand de tips van LTV De Doordraaiers:

Vraag mensen vanuit verschillende invalshoeken een bijdrage te leveren om starters beter te binden aan de club. Denk bijvoorbeeld aan een seniorlid dat al wat langer tennist, een tennisser die weet hoe de competities en toernooien geregeld zijn of een tennisser die een jaar geleden is begonnen bij de vereniging.

  • Neem bij behoefte aan begeleiding contact op met de KNLTB voor een externe adviseur. Dat motiveert het projectteam en zo hoeft men het wiel niet helemaal zelf uit te vinden.
  • Geef als bestuur een heldere introductie op de opdracht en biedt support aan het projectteam.
  • Zorg voor borging van de voorstellen; laat het werk niet liggen.

Download voor een extra toelichting het actiesheet voor de starterscommissie van LTV De Doordraaiers.