Een warm bad voor nieuwe leden met welkomstenquête

Tie-Breakers

Het is altijd even spannend voor nieuwe leden: het eerste bezoek aan de club. Sommige nieuwelingen kennen nog weinig mensen of hebben nog geen partner of groepje waarmee er afgesproken kan worden om te tennissen. Tennisvereniging Tie-Breakers probeert de leden zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen. Nieuwe leden worden met een enquête gevraagd naar hun wensen en welke acties de club hiervoor kan opzetten om dit te realiseren. Tegelijkertijd peilt de Amsterdamse vereniging de bereidheid om vrijwilligerswerk te doen.

De zogenoemde ‘warm bad-commissie’ van Tie-Breakers, die gefocust is op het verwelkomen van nieuwe leden, zorgt dat er opvolging gegeven wordt aan de uitkomsten van de enquête. Via het emailadres dat de nieuwe leden bij hun registratie hebben opgegeven worden zij benaderd om de vragenlijst in te vullen. Veel nieuwelingen blijken bijvoorbeeld behoefte te hebben aan informatie over hoe er vrij gespeeld kan worden, hoe de inschrijving voor de competitie werkt en welke activiteiten er worden georganiseerd. “Het is belangrijk dat nieuwe leden zich direct thuis voelen bij de club”, vertelt Robbert Schmidt, verenigingsmanager van Tie-Breakers. “Wij kunnen ons goed voorstellen dat nieuwelingen vragen hebben of dat zij van de club verwachten dat zij op weg worden geholpen. Door hun wensen te achterhalen kun je gericht acties ondernemen, zoals het organiseren van een toernooi met uitsluitend nieuwe leden. Daarnaast vinden wij het als vereniging ook belangrijk om de verwachting uit te spreken dat leden ingezet worden om de vereniging te dragen.”

Specifiek vrijwilligerswerk

Met de enquête probeert Tie-Breakers erachter te komen hoe de kwaliteiten van de leden om actief te zijn op de vereniging het beste benut kunnen worden. In de vragenlijst geeft de club tal van mogelijkheden om iets te betekenen voor de vereniging. Van het beheren van de social media tot timmerklusjes. Ook kan het lid de voorkeur aangeven hoe frequent hij of zij inzetbaar is. “Bij Tie-Breakers is het vrijwilligersbeleid erop gericht dat de club zich aanpast aan de agenda van het lid”, vervolgt Schmidt. “Vraag waar iemand energie van krijgt, waar zijn of haar kwaliteiten liggen. Op die manier activeer je leden voor een langere periode. De leden brengen van onderaf ideeën in en voeren deze uit, terwijl de club faciliteert en organiseert. Tijdens de zogenoemde ‘tuin- en klusdagen’ neemt iedereen die aangegeven heeft iets te willen betekenen op dit gebied een bepaald klusje op zich. Wij zorgen voor de materialen en een gezellig sfeertje en daar past natuurlijk ook een kopje koffie en een goede grap bij.”

Het plan voor de nabije toekomst is om ook de wensen en bereidwilligheid van de bestaande leden in kaart brengen. Schmidt: “Een gestructureerd ledenbestand heeft veel waarde. Ook uit de huidige leden is meer informatie over de club te halen. Zelfs van vertrokken tennissers is het leerzaam om hun stopmotieven te achterhalen, zodat wij aan de eventuele verbeterpunten kunnen werken.”

Vraagstelling belangrijk

Schmidt adviseert andere verenigingen om bij een ledenenquête goed te kijken naar de toon van de vraagstelling. “De vraag kan al een bepaalde verwachting wekken. Als je vraagt wat iemand leuk zou vinden om te doen, zorg je er gelijk voor dat een lid nadenkt over het doen van vrijwilligerswerk. Maar stel je ook kwetsbaar op als club. Vraag wat een lid verwacht van de vereniging. Met geluiden die veel voorkomen kun je vervolgens mee aan de slag.”