Samenstellen van een commissie

De commissies binnen een vereniging zijn heel belangrijk. Ze geven vorm aan de plannen die door het bestuur zijn uitgezet. Het bestuur kan bijvoorbeeld hebben bepaald dat er een nieuw clubhuis moet komen; het is de sponsorcommissie die moet zorgen voor de nodige financiële steun.

Commissies hebben dus een belangrijke functie; de resultaten bepalen in grote mate de toekomst van de vereniging. Maar hoe vorm je een succesvolle commissie? Wie vraag je als commissielid? De mensen die toevallig tijd hebben? De oud-directeur die zich vrijwillig aanbiedt?

Als je wil dat een commissie optimale resultaten boekt, dan zoek je commissieleden die écht passen bij de taken die ze krijgen. Je kiest mensen met de juiste eigenschappen, kennis en vaardigheden. Een commissie die enthousiast is, inspireert en loopt als een trein.

Om een goede commissie samen te kunnen stellen, bepaalt u eerst de opdracht aan de commissie, en tijd die ze ervoor krijgt. De opdracht aan een sponsorcommissie kan bijvoorbeeld zijn:
  • Zorg vóór het nieuwe kalenderjaar voor € 20.000 aan sponsorinkomsten, ten behoeve van de vereniging in het algemeen.
  • Zorg volgend jaar voor € 10.000 aan sponsorinkomsten voor nieuwe kleedkamers (in geld en natura).

De opdracht kan ook kleiner zijn. Bijvoorbeeld als een sponsorcommissie al bestaat maar niet goed functioneert. Doel kan dan bijvoorbeeld zijn om het relatiebestand beter te beheren. Of om te de communicatie met de sponsors te verbeteren. Download dit document voor voorbeelden van mogelijke opdrachten. Uit elke opdracht vloeien ook acties. Bekijk hier een voorbeelddocument met mogelijke acties.

Vaardigheden en denkvoorkeuren

 Elke activiteit bepaalde capaciteiten van de commissieleden. Bijvoorbeeld:

  • Het schrijven van sponsorplan: Dit vraagt mensen die creatief en strategisch kunnen denken. Én mensen die de grote lijn tot in detail kunnen uitwerken.
  • Het beheren van een relatiebestand: Hier heeft u een administratieve kracht voor nodig die het leuk vindt om structureel en georganiseerd te werken.
  • Sponsors zoeken: Je hebt behoefte aan iemand die sociaal vaardig is en over een goed netwerk beschikt.

Naast vaardigheden - wat moet men kunnen – zijn ook de ‘denkvoorkeuren’ van belang: de verschillende manieren waarop mensen denken. Zo zijn er zijn mensen die graag oplossingsgericht, creatief en vernieuwend denken, en mensen die sterk vanuit de emotie en communicatie denken. Sommige mensen denken van nature heel analyserend en kritisch, en er zijn mensen die juist graag beheersen en controlerend denken. In dit document vind je een aantal voorbeelden van vaardigheden en denkvoorkeuren.

Mensen zoeken

Je weet welke acties de commissie moet ondernemen en welke capaciteiten daarvoor nodig zijn. Nu kun je er mensen bij zoeken. Wie heeft de benodigde capaciteiten? 

Hier vind je een werkdocument met benodigde capaciteiten. Bovenaan/ horizontaal is ruimte om namen van mensen in te vullen. Per naam geef je met een kruisje aan welke capaciteiten hij/zij in huis heeft. Het schema geeft een helder beeld van de samenstelling van uw commissie. Welke activiteiten heb je gecoverd, en welke mensen moet u nog zoeken?

Let op: Ga niet op zoek naar mensen die het gezellig met elkaar hebben. De kans is groot dat u dan teveel dezelfde types krijgt; mensen die elkaar napraten in plaats van bekritiseren en aanvullen. De commissie wordt dan nooit succesvol.

Je hebt geschikte mensen gevonden voor uw commissie en komt voor de eerste keer bij elkaar. Vóór je aan de slag gaat is het van groot belang om duidelijke afspraken te maken over de samenwerking:
  • Wat zijn de te nemen stappen?
  • Wat is de taakverdeling?
  • Wat is de tijdsplanning?
  • Wat als de resultaten niet goed genoeg zijn?

Mensen die niet goed functioneren kunnen een andere taak krijgen, of uit de commissie gehaald worden. Dat kan pijnlijk zijn, en het is dus belangrijk dit van te voren vast te stellen. 

Een succesvolle commissie:

  • heeft een duidelijk geformuleerde missie c.q. opdracht
  • is gericht op resultaat, op het behalen van de doelstellingen.
  • is goed georganiseerd
  • kent een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden.
  • bouwt voort op individuele sterktes. Ieder commissielid heeft het gevoel dat hij kan bijdragen aan een goed resultaat
  • heeft leden die van elkaar op aan kunnen; ze inspireren en ondersteunen elkaar
  • is creatief in het vinden van oplossingen
  • lost interne tegenstellingen zelf op?
  • communiceert op een open manier
  • bespreekt haar eigen effectiviteit
  • vraagt om goed leiderschap!
In de startfase van een team is iedereen optimistisch en enthousiast. Na verloop van tijd kan dat veranderen; er kunnen irritaties ontstaan en het werk kan stagneren. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat commissieleden teveel in elkaars vaarwater zitten en elkaar hinderen in plaats van inspireren.

Wees hier alert op en stuur op tijd bij. Het kan zijn dat je de leden opnieuw moet wijzen op de taakverdeling en de afspraken voor samenwerking. Maar het kan ook zijn dat bepaalde commissieleden gewoon niet goed functioneren.

Compenseer zwaktes en zoek bijtijds nieuwe mensen. (en haal desnoods mensen uit het team) Op die manier kan het team groeien en meer doelgericht te werk gaan. Dit is een belangrijk en continue proces.

Helaas is het alleen mogelijk om vanuit Nederland een reactie te plaatsen.