Betere relatie tussen bestuur en leden bij GLTC dankzij visietraject

Geldermalsen LTC

Bij de Geldermalsen Lawn Tennis Club was de relatie tussen het bestuur en de leden enigszins verstoord geraakt. Het bestuur wilde graag weten wat er onder de leden leefde en waarop de onvrede terug te voeren was. Daarom werd de KNLTB om hulp gevraagd en met behulp van het Visietraject ‘Besturen met een visie’ kwam de onderste steen boven. Met als gevolg meer betrokken leden, meer vrijwilligers en een betere relatie tussen het bestuur en de leden.

Piet van Loosbroek, voorzitter van GLTC, las in het CentreCourt-magazine over het Visietraject ‘Besturen met een visie’ van de KNLTB en besloot direct actie te ondernemen. “We hebben een voorgesprek gehad en daar sprak veel vertrouwen uit. Toen zijn we aan de slag gegaan.”

Het traject bestond uit twee bijeenkomsten, waarop alle leden welkom waren. Tijdens de eerste sessie werd een korte toelichting gegeven omtrent de inhoud en het doel van de avonden. Van Loosbroek: “Het was heel duidelijk wat de bedoeling was. De eerste bijeenkomst werden de aanwezigen opgedeeld in groepjes van vijf à zeven personen, met het verzoek hun ‘fijn-pijn-medicijn’-punten van GLTC te omschrijven. Er kwamen een hoop onderwerpen ter sprake waarvan wij eigenlijk niet wisten dat het speelde onder de leden. Het viel op dat de leden zich vrijer voelden dan normaal, vanwege de setting. Dat vond ik heel knap gedaan van de accountmanager.”

Drie speerpunten

Uit de eerste sessie bleek dat er veel uiteenlopende zaken waren die de leden dwars bleken te zitten. Elk lid kon zijn of haar punt nader toelichten. Tijdens de tweede bijeenkomst werd gezamenlijk besloten welke onderwerpen prioriteit hadden. Uit de besproken actiepunten heeft de vergadering een drietal speerpunten benoemd, namelijk communicatie, accommodatie en adoptie.

Vernieuwing clubsite

“Een punt dat veel werd genoemd, was dat de clubsite toe was aan vernieuwing. Daar hebben zich direct mensen voor aangemeld en inmiddels hebben we een nieuwe, duidelijkere website”, zegt Van Loosbroek. “Ook is een commissie opgestart om het ledenverloop tegen te gaan. De commissie gaat onderzoeken hoe we ervoor kunnen zorgen dat leden langer lid blijven en ze het gezellig hebben op de club. We hebben hiervoor een soort buddysysteem geïntroduceerd. Tot slot is er een commissie ingesteld om te kijken hoe we een betere sfeer op het park en in clubhuis kunnen creëren. Ik had nooit voor mogelijk gehouden dat er zoveel onderwerpen speelden onder onze leden en dat er zoveel mensen zich spontaan zouden aanmelden voor de commissies.”

Goede afspiegeling

Een ander positief punt van het visietraject was dat er een goede afspiegeling van het ledenbestand aanwezig was. “Beide avonden waren er rond de dertig leden aanwezig. Wat vooral opviel was dat het veelal andere leden waren dan die normaal gesproken op de algemene ledenvergadering komen. Dat vonden wij een goed teken.”

Plannen maken

Een visietraject zoals GLTC heeft gedaan, kan uitstekend uitgevoerd worden in het najaar om plannen te maken voor het nieuwe seizoen. Van Loosbroek heeft nog wel een tip voor andere verenigingen die het voorbeeld van GLTC willen volgen. “Je moet als bestuurslid tegen kritiek kunnen. Het is confronterend, maar dankzij de bijeenkomsten zijn de leden meer betrokken en merken we dat ze sneller bereid zijn de mouwen op te stropen. Het was een heel leerzaam en nuttig traject.”

Heb je als club ook interesse om een visietraject te volgen? Neem dan contact op met de accountmanager uit jouw regio.