Het is het grootste toernooi in Nederland dat in één gemeente wordt georganiseerd; de Utrechtse Tenniskampioenschappen (UTK). Jong en oud, recreant of fanatieke speler; voor elke tennisser die lid is van een Utrechtse vereniging of in de gemeente Utrecht woont is er een gelegenheid om mee te doen. Extra bijzonder is dat alle 21 verenigingen uit de gemeente een bijdrage leveren aan het toernooi.
Natuurlijk, er komt een hoop kijken bij de organisatie van een toernooi van dergelijke grootte. Maar volgens initiatiefneemster Sheila Badoux is het ’t allemaal waard. “We begonnen met een groepje van drie fanatiekelingen met een idee”, vertelt de toernooileider. “Inmiddels hebben we drie edities gehad en staat het toernooi en de tennissport in het algemeen helemaal op de kaart in Utrecht.”
Rondkijken
Het kernteam begon met het inventariseren van de mogelijkheden. “We hebben rondgekeken bij de Apeldoornse Tenniskampioenschappen en daar veel bruikbare kennis op kunnen doen. Vervolgens hebben we via Vereniging Sport Utrecht de clubs benaderd. Zij stonden allemaal open voor een samenwerking. Uitgangspunt is dat we het toernooi voor iedereen gangbaar wilden maken. Dat betekent dat we categorieën aanbieden voor kinderen, senioren en seniorenPlus. Een grote uitdaging lag er vervolgens in het bepalen van het speelmoment. Vanaf de start van de Voorjaarscompetitie organiseren veel clubs zelf al toernooien.”
Clubambassadeur
Vandaar dat er werd gekozen om een datum net vóór de Voorjaarscompetitie te prikken. Het werd de tweede week van maart. “Een prima moment om de tennissers uit hun winterslaap te halen”, grapt Badoux. “Deze periode van het jaar betekent wel dat clubs die uitsluitend gravelbanen hebben geen banen beschikbaar kunnen stellen. En met achthonderd deelnemers en zo’n 750 wedstrijden hebben we toch zo’n 25 banen per dag nodig. Uiteindelijk waren er vijftien parken beschikbaar en kon in overleg met de clubs het plannen beginnen. Om de communicatie met de verenigingen makkelijker te maken hebben we bepaald dat elke club één clubambassadeur moest aanwijzen. Hij of zij zorgt dat de betreffende club wordt aangestuurd.”
Vanaf de eerste editie was de UTK een groot succes. Mede dankzij een goede inzet van communicatie. Badoux: “We hebben clubs niet alleen posters en flyers gestuurd, maar ook voorbeeldteksten en plaatjes die zij konden gebruiken voor hun website en nieuwsbrief. Zelf zijn we behoorlijk actief geweest op social media. Gedurende het jaar plaatsen we berichten om het UTK te promoten. Ook promoten we de open toernooien van alle clubs verenigingen in Utrecht. Mensen zien het als een handige tool om op de hoogte te blijven.”
Aankleding
Ook aan de aankleding is gedacht. “Om het toernooi nog strakker neer te zetten hebben we voor alle tennisparken speciale banners laten ontwikkelen en krijgt elke deelnemer tijdens het toernooi een cadeautje. Dit jaar was dat een speciale UTK demper en vorig jaar een bidon. Er zit nog wel een logistieke uitdaging in de verspreiding richting de clubs, maar samen met de ambassadeurs komen we daar altijd uit. Ook koppelen we elk jaar een goed doel aan het toernooi. Tijdens de afgelopen editie was dat het Paul Verweel Sportfonds. Voor elke inschrijving schenken wij € 1,-, waarbij we uitkwamen op een totaalbedrag van € 938,-“.
Badoux mikt voor de toekomst op een deelnemersaantal van rond de duizend. “Met twaalfduizend tennissers in Utrecht moet dat haalbaar zijn. Als tip voor andere toernooien zou ik willen meegeven om klein te beginnen en vroeg te starten met de voorbereiding. Ook het aanwijzen van een ambassadeur per club is een kernvoorwaarde. Door goed samen te werken bereik je het meeste.”